Danh sách hồ sơ cần thiết khi nộp đơn xin thường trú tại Nhật Bản và mẫu 理由書

Danh sách kiểm tra hồ sơ thường trú đầy đủ cho các diện thông thường, vợ/chồng và HSP. 15 tài liệu cần thiết, mẫu đơn giải trình lý do và mẹo nộp hồ sơ để tránh bị từ chối.

Điểm mấu chốt: Hồ sơ xin thường trú đòi hỏi từ 10–15 loại tài liệu tùy thuộc vào diện hồ sơ bạn nộp — và chỉ cần thiếu một tài liệu hoặc chậm nộp thuế trong hồ sơ của bạn cũng có thể khiến bạn bị từ chối sau nhiều tháng chờ đợi. Danh sách này bao gồm tất cả các tài liệu cho diện thông thường, diện vợ/chồng, và diện HSP, kèm theo một mẫu 理由書 (đơn giải trình lý do) hiệu quả.

Thông tin cập nhật tính đến tháng 3 năm 2026 dựa trên yêu cầu chính thức về hồ sơ xin thường trú của ISA. Các yêu cầu có thể thay đổi một chút tùy thuộc vào cục quản lý xuất nhập cảnh — hãy gọi điện trước để xác nhận. Để có cái nhìn tổng quan đầy đủ về các yêu cầu thường trú, hãy xem hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi về việc xin thường trú.

Các tài liệu bạn cần chuẩn bị

Đối với tất cả các diện hồ sơ

#	Tài liệu	Nơi lấy	Lưu ý
1	永住許可申請書 (đơn xin thường trú)	Trang web của ISA hoặc cục quản lý xuất nhập cảnh	Điền đầy đủ tất cả các mục. Không bỏ trống.
2	Ảnh (4cm × 3cm)	Buồng chụp ảnh hoặc studio	Chụp trong vòng 3 tháng. Nền trắng, không đeo kính.
3	理由書 (đơn giải trình lý do)	Bạn tự viết	Xem mẫu bên dưới. Đây là tài liệu quan trọng nhất của bạn.
4	Hộ chiếu + Thẻ cư trú	Của bạn	Xuất trình tại quầy, không nộp. Mang theo bản gốc.

Tài liệu về thu nhập và thuế

#	Tài liệu	Nơi lấy	Số năm cần thiết
5	課税証明書 (kazei shoumeisho — chứng nhận đánh giá thuế)	Văn phòng phường/quận	Thông thường: 3 năm. Vợ/chồng/HSP: 1 năm.
6	納税証明書 (nouzei shoumeisho — chứng nhận nộp thuế)	Văn phòng phường/quận	Thông thường: 3 năm. Vợ/chồng/HSP: 1 năm.
7	国税の納税証明書 (その3) (chứng nhận nộp thuế quốc gia)	Văn phòng thuế (税務署)	Cho thấy không còn nợ thuế quốc gia
8	在職証明書 (zaishoku shoumeisho — giấy chứng nhận việc làm)	Phòng nhân sự của công ty bạn	Việc làm hiện tại. Ghi rõ chức vụ, mức lương, ngày bắt đầu làm việc.

Tại văn phòng phường/quận, hãy nói: 永住申請に使う課税証明書と納税証明書をください。3年分お願いします (Eijuu shinsei ni tsukau kazei shoumeisho to nouzei shoumeisho o kudasai. Sannen bun onegai shimasu) — Tôi cần chứng nhận đánh giá thuế và chứng nhận nộp thuế để xin thường trú. Xin cấp cho 3 năm.

Bằng chứng về bảo hiểm hưu trí và bảo hiểm y tế

#	Tài liệu	Nơi lấy	Lưu ý
9	年金記録 (nenkin kiroku — hồ sơ đóng bảo hiểm hưu trí)	Bản in từ ねんきんネット, hoặc văn phòng bảo hiểm hưu trí	Phải hiển thị các khoản thanh toán liên tục không bị gián đoạn. Thông thường: 3 năm. Vợ/chồng/HSP: 1 năm.
10	健康保険料の納付証明 (bằng chứng đóng bảo hiểm y tế)	Văn phòng phường/quận (NHI) hoặc công ty (Shakai Hoken)	Nếu là NHI: yêu cầu 納付確認書. Nếu là Shakai Hoken: phiếu lương của bạn cho thấy các khoản khấu trừ thường là đủ.

Quan trọng: Ngay cả một ngày chậm đóng bảo hiểm hưu trí hoặc thuế cũng có thể dẫn đến việc bị từ chối. Hãy kiểm tra ねんきんネット trước khi nộp đơn. Nếu bạn phát hiện các khoảng trống, hãy giải quyết chúng và đợi cho đến khi bạn có hồ sơ sạch trong thời gian yêu cầu trước khi nộp.

Tài liệu đăng ký cư trú

#	Tài liệu	Nơi lấy	Lưu ý
11	住民票 (juuminhyou — sổ đăng ký cư trú)	Văn phòng phường/quận	Bao gồm tất cả thành viên trong gia đình. Yêu cầu kèm theo My Number và quốc tịch.

Tài liệu của người bảo lãnh

#	Tài liệu	Nơi lấy	Lưu ý
12	身元保証書 (mimoto hoshoushō — thư bảo lãnh)	Người bảo lãnh của bạn tự điền	Người bảo lãnh phải là công dân Nhật Bản hoặc người có thường trú
13	在職証明書 của người bảo lãnh (giấy chứng nhận việc làm)	Công ty của người bảo lãnh
14	課税証明書 của người bảo lãnh (đánh giá thuế, 1 năm)	Văn phòng phường/quận
15	住民票 của người bảo lãnh	Văn phòng phường/quận

Tìm người bảo lãnh: Chủ lao động của bạn, vợ/chồng người Nhật, hoặc một người bạn thân người Nhật là những lựa chọn phổ biến. Người bảo lãnh KHÔNG có trách nhiệm tài chính — đây là một thư giới thiệu tư cách, không phải là đảm bảo tài chính.

Tài liệu bổ sung theo từng diện hồ sơ

Diện vợ/chồng (thêm các tài liệu này)

戸籍謄本 (koseki touhon) — sổ hộ tịch cho thấy hôn nhân của bạn (từ văn phòng phường/quận của vợ/chồng người Nhật của bạn)
Giấy chứng nhận kết hôn (nếu kết hôn ở nước ngoài, kèm bản dịch tiếng Nhật)

Diện HSP (thêm các tài liệu này)

ポイント計算表 (biểu tính điểm) — tải xuống từ ISA
Bằng chứng cho mỗi điểm đã kê khai: bằng cấp, chứng chỉ JLPT, hợp đồng lao động, hồ sơ bằng sáng chế, v.v.
Xem hướng dẫn tính điểm HSP của chúng tôi để biết chi tiết

理由書: tài liệu quan trọng nhất của bạn

理由書 (rijuusho — đơn giải trình lý do) giải thích lý do bạn muốn có thường trú. Cán bộ xuất nhập cảnh đọc kỹ tài liệu này. Một bản giải trình lý do yếu hoặc chung chung là nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc bị từ chối.

Cấu trúc hiệu quả

Lịch sử của bạn ở Nhật Bản (2–3 câu): Bạn đến khi nào, loại thị thực, bạn đã làm gì
Tình hình hiện tại của bạn (2–3 câu): Công việc, gia đình, mối quan hệ cộng đồng
Lý do bạn muốn có thường trú (3–4 câu): Ổn định nghề nghiệp, gốc rễ gia đình, cam kết lâu dài với Nhật Bản. Hãy cụ thể — “Tôi muốn mua nhà” hoặc “con tôi học trường Nhật Bản” tốt hơn là “Tôi yêu Nhật Bản”
Sự đóng góp của bạn cho Nhật Bản (2–3 câu): Đóng thuế, tham gia cộng đồng, thành tích chuyên môn
Hồ sơ tuân thủ (1–2 câu): Xác nhận bạn đã đóng đầy đủ và đúng hạn tất cả các khoản thuế (住民税, 所得税), bảo hiểm hưu trí (年金), và bảo hiểm y tế

Mẫu (điều chỉnh cho phù hợp với tình huống của bạn)

Tôi đã sinh sống tại Nhật Bản từ năm [năm] với thị thực [loại thị thực]. Hiện tại tôi làm việc tại [công ty] với vị trí [chức vụ], và đã làm việc được [X] năm.

Vợ/chồng của tôi là [công dân Nhật Bản / cũng là cư dân nước ngoài] và chúng tôi có [X] người con đang học tại [tên trường] ở [thành phố]. Chúng tôi sở hữu/thuê nhà ở [thành phố] và là thành viên tích cực trong cộng đồng địa phương của chúng tôi.

Tôi nộp đơn xin thường trú vì Nhật Bản là mái nhà lâu dài của tôi. Tôi dự định tiếp tục sự nghiệp tại [công ty/lĩnh vực của tôi], và gia đình tôi đã có gốc rễ ở đây — [lý do cụ thể: con cái đi học, sở hữu tài sản, cha mẹ vợ/chồng đã lớn tuổi, v.v.]. Thường trú sẽ mang lại sự ổn định mà tôi cần để [mục tiêu cụ thể: thăng tiến trong sự nghiệp mà không phải lo lắng về việc gia hạn thị thực / đủ điều kiện vay mua nhà / đóng góp nhiều hơn cho cộng đồng của tôi].

Trong suốt thời gian ở Nhật Bản, tôi đã đóng đầy đủ và đúng hạn tất cả các khoản thuế (住民税, 所得税), bảo hiểm hưu trí (年金), và phí bảo hiểm y tế. Tôi không có tiền án tiền sự và đã tuân thủ tất cả luật pháp và quy định của Nhật Bản.

Tôi kính mong quý cơ quan xem xét chấp thuận hồ sơ của tôi.

Mẹo:

Viết bằng tiếng Nhật nếu bạn có thể — điều đó thể hiện sự cam kết. Nếu không, hãy viết bằng tiếng Anh và nhờ người dịch.
Giữ trong 1 trang (A4). Cán bộ xuất nhập cảnh xem xét hàng trăm hồ sơ.
Hãy trung thực và cụ thể. Đừng phóng đại.
Nếu bạn có bất kỳ khoảng trống nào trong việc đóng thuế/bảo hiểm hưu trí mà bạn đã giải quyết, hãy đề cập ngắn gọn và giải thích hoàn cảnh.

Nếu việc viết 理由書 bằng tiếng Nhật hoặc thu thập tất cả các tài liệu có vẻ quá sức, đó chính là lý do tôi xây dựng LO-PAL. Đăng yêu cầu của bạn miễn phí — một trợ giúp viên địa phương có thể dịch đơn giải trình lý do của bạn, xem xét tài liệu của bạn hoặc đi cùng bạn đến văn phòng phường/quận để lấy chứng nhận.

Mẹo nộp hồ sơ

Sao chép tất cả. Cơ quan xuất nhập cảnh giữ bản gốc của bạn (trừ hộ chiếu và thẻ cư trú). Hãy giữ một bộ bản sao đầy đủ cho mình.
Sắp xếp theo danh mục. Sử dụng các phân trang rõ ràng hoặc phong bì riêng. Cán bộ xuất nhập cảnh đánh giá cao các hồ sơ được tổ chức tốt.
Mang thêm tài liệu bổ sung. Xác minh việc làm, tài liệu giới thiệu công ty, tài liệu sở hữu tài sản — bất cứ thứ gì củng cố hồ sơ của bạn.
Đến sớm. Các cục xuất nhập cảnh thường đông đúc sau 10:00 sáng. Hãy cố gắng đến vào giờ mở cửa.

Các bài viết liên quan

Nhờ xem xét hồ sơ trước khi nộp

Một tài liệu bị thiếu hoặc một bản giải trình lý do yếu kém có nghĩa là bạn sẽ phải chờ đợi hàng tháng để nhận được thông báo từ chối. Hãy đăng một nhiệm vụ trên LO-PAL miễn phí: một trợ giúp viên địa phương có thể xem xét toàn bộ gói hồ sơ của bạn, dịch 理由書 của bạn và đảm bảo mọi thứ đều đúng quy cách trước khi bạn nộp. Bạn chỉ thanh toán khi chấp nhận sự giúp đỡ cho nhiệm vụ.