Danh sách kiểm tra tài liệu xin vĩnh trú Nhật Bản và Mẫu 理由書

Danh sách kiểm tra tài liệu xin vĩnh trú đầy đủ cho các diện thông thường, vợ/chồng và HSP. 15 loại tài liệu cần thiết, mẫu giấy giải trình lý do và mẹo nộp hồ sơ để tránh bị từ chối.

Điểm mấu chốt: Hồ sơ xin vĩnh trú yêu cầu từ 10–15 loại tài liệu tùy thuộc vào diện hồ sơ của bạn — và chỉ cần thiếu một tài liệu hoặc nộp thuế chậm trễ cũng có thể khiến hồ sơ của bạn bị từ chối sau nhiều tháng chờ đợi. Danh sách này bao gồm mọi tài liệu cho các diện thông thường, vợ/chồng, và HSP, cùng với một mẫu 理由書 (giấy giải trình lý do) thực sự hiệu quả.

Thông tin cập nhật đến tháng 3 năm 2026 dựa trên yêu cầu chính thức về hồ sơ xin vĩnh trú của ISA. Yêu cầu có thể thay đổi một chút tùy theo cục xuất nhập cảnh — hãy gọi điện xác nhận trước. Để có cái nhìn tổng quan đầy đủ về các yêu cầu xin vĩnh trú, hãy xem hướng dẫn xin vĩnh trú đầy đủ của chúng tôi.

Các tài liệu bạn cần chuẩn bị

Cho tất cả các diện

#	Tài liệu	Nơi lấy	Lưu ý
1	永住許可申請書 (Đơn xin vĩnh trú)	Trang web của ISA hoặc cục xuất nhập cảnh	Điền đầy đủ tất cả các trường. Không để trống.
2	Ảnh (4cm × 3cm)	Buồng chụp ảnh hoặc studio	Chụp trong vòng 3 tháng. Nền trắng, không đeo kính.
3	理由書 (Giấy giải trình lý do)	Bạn tự viết	Xem mẫu bên dưới. Đây là tài liệu quan trọng nhất của bạn.
4	Hộ chiếu + Thẻ cư trú	Của bạn	Xuất trình tại quầy, không nộp. Mang theo bản gốc.

Tài liệu về thu nhập và thuế

#	Tài liệu	Nơi lấy	Số năm cần thiết
5	課税証明書 (kazei shoumeisho — giấy chứng nhận thuế thu nhập)	Văn phòng phường/quận	Thông thường: 3 năm. Vợ/chồng/HSP: 1 năm.
6	納税証明書 (nouzei shoumeisho — giấy chứng nhận nộp thuế)	Văn phòng phường/quận	Thông thường: 3 năm. Vợ/chồng/HSP: 1 năm.
7	国税の納税証明書 (その3) (giấy chứng nhận nộp thuế quốc gia)	Văn phòng thuế (税務署)	Cho thấy không còn nợ thuế quốc gia
8	在職証明書 (zaishoku shoumeisho — giấy chứng nhận công việc)	Phòng nhân sự của công ty bạn	Công việc hiện tại. Bao gồm chức vụ, mức lương, ngày bắt đầu.

Tại văn phòng phường/quận, hãy nói: 永住申請に使う課税証明書と納税証明書をください。3年分お願いします (Eijuu shinsei ni tsukau kazei shoumeisho to nouzei shoumeisho o kudasai. Sannen bun onegai shimasu) — Tôi cần giấy chứng nhận thuế thu nhập và giấy chứng nhận nộp thuế để xin vĩnh trú. Xin cho tôi 3 năm.

Bằng chứng đóng bảo hiểm hưu trí và bảo hiểm y tế

#	Tài liệu	Nơi lấy	Lưu ý
9	年金記録 (nenkin kiroku — bản ghi đóng bảo hiểm hưu trí)	Bản in ねんきんネット, hoặc văn phòng bảo hiểm hưu trí	Phải cho thấy các khoản thanh toán liên tục không bị gián đoạn. Thông thường: 3 năm. Vợ/chồng/HSP: 1 năm.
10	健康保険料の納付証明 (bằng chứng đóng bảo hiểm y tế)	Văn phòng phường/quận (NHI) hoặc công ty (Shakai Hoken)	Nếu là NHI: yêu cầu 納付確認書. Nếu là Shakai Hoken: phiếu lương của bạn cho thấy các khoản khấu trừ thường là đủ.

Quan trọng: Ngay cả một ngày chậm nộp bảo hiểm hưu trí hoặc thuế cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối. Hãy kiểm tra ねんきんネット trước khi nộp hồ sơ. Nếu bạn phát hiện có khoảng trống, hãy giải quyết chúng và đợi cho đến khi bạn có lịch sử đóng góp 'sạch' trong khoảng thời gian yêu cầu trước khi nộp.

Tài liệu đăng ký cư trú

#	Tài liệu	Nơi lấy	Lưu ý
11	住民票 (juuminhyou — sổ đăng ký cư trú)	Văn phòng phường/quận	Bao gồm tất cả thành viên trong gia đình. Yêu cầu kèm theo My Number và quốc tịch.

Tài liệu người bảo lãnh

#	Tài liệu	Nơi lấy	Lưu ý
12	身元保証書 (mimoto hoshoushō — thư bảo lãnh)	Người bảo lãnh của bạn điền vào	Người bảo lãnh phải là công dân Nhật Bản hoặc người có vĩnh trú
13	在職証明書 (giấy chứng nhận công việc) của người bảo lãnh	Công ty của người bảo lãnh
14	課税証明書 (giấy chứng nhận thuế thu nhập, 1 năm) của người bảo lãnh	Văn phòng phường/quận
15	住民票 của người bảo lãnh	Văn phòng phường/quận

Tìm người bảo lãnh: Chủ lao động, vợ/chồng người Nhật, hoặc một người bạn thân người Nhật là những lựa chọn phổ biến. Người bảo lãnh KHÔNG có trách nhiệm tài chính — đó là một sự bảo lãnh về nhân thân, không phải bảo lãnh tài chính.

Các tài liệu bổ sung theo từng diện

Diện vợ/chồng (thêm các tài liệu sau)

戸籍謄本 (koseki touhon) — sổ hộ tịch thể hiện hôn nhân của bạn (từ văn phòng phường/quận của vợ/chồng người Nhật của bạn)
Giấy chứng nhận kết hôn (nếu kết hôn ở nước ngoài, kèm bản dịch tiếng Nhật)

Diện HSP (thêm các tài liệu sau)

ポイント計算表 (biểu tính điểm) — tải về từ ISA
Bằng chứng cho mỗi điểm đã khai: bằng cấp, chứng chỉ JLPT, hợp đồng lao động, bằng sáng chế, v.v.
Xem hướng dẫn tính điểm HSP của chúng tôi để biết chi tiết

理由書: tài liệu quan trọng nhất của bạn

理由書 (rijuusho — giấy giải trình lý do) giải thích lý do bạn muốn có tư cách cư trú vĩnh viễn. Cán bộ xuất nhập cảnh sẽ đọc kỹ tài liệu này. Một giấy giải trình lý do yếu hoặc chung chung là nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc bị từ chối.

Cấu trúc hiệu quả

Lịch sử của bạn tại Nhật Bản (2–3 câu): Bạn đến khi nào, visa gì, bạn đã làm gì
Tình hình hiện tại của bạn (2–3 câu): Công việc, gia đình, mối quan hệ cộng đồng
Lý do bạn muốn xin vĩnh trú (3–4 câu): Ổn định sự nghiệp, gốc rễ gia đình, cam kết lâu dài với Nhật Bản. Hãy cụ thể — "Tôi muốn mua nhà" hoặc "con tôi học trường Nhật" tốt hơn là "Tôi yêu Nhật Bản"
Đóng góp của bạn cho Nhật Bản (2–3 câu): Nộp thuế, tham gia cộng đồng, thành tựu nghề nghiệp
Hồ sơ tuân thủ (1–2 câu): Xác nhận bạn đã đóng đầy đủ các khoản thuế và bảo hiểm xã hội đúng hạn

Mẫu (điều chỉnh theo tình hình của bạn)

Tôi đã sống ở Nhật Bản từ năm [năm] với visa loại [loại visa]. Hiện tại tôi đang làm việc tại [công ty] với vị trí [chức vụ], tôi đã làm việc ở đây được [X] năm.

Vợ/chồng tôi là [công dân Nhật Bản / cũng là cư dân nước ngoài] và chúng tôi có [X] người con đang học tại [tên trường] ở [thành phố]. Chúng tôi sở hữu/thuê nhà ở [thành phố] và là thành viên tích cực của cộng đồng địa phương.

Tôi nộp đơn xin vĩnh trú vì Nhật Bản là mái nhà lâu dài của tôi. Tôi dự định tiếp tục sự nghiệp của mình tại [công ty/lĩnh vực của tôi], và gia đình tôi đã ổn định tại đây — [lý do cụ thể: con cái đi học, sở hữu tài sản, cha mẹ vợ/chồng già yếu, v.v.]. Tư cách cư trú vĩnh viễn sẽ mang lại sự ổn định mà tôi cần để [mục tiêu cụ thể: thăng tiến trong sự nghiệp mà không lo ngại về việc gia hạn visa / đủ điều kiện vay mua nhà / đóng góp nhiều hơn cho cộng đồng của tôi].

Trong suốt thời gian ở Nhật Bản, tôi đã đóng đầy đủ và đúng hạn tất cả các khoản thuế (住民税, 所得税), bảo hiểm hưu trí (年金), và bảo hiểm y tế. Tôi không có tiền án tiền sự và đã tuân thủ tất cả luật pháp và quy định của Nhật Bản.

Tôi kính mong quý cơ quan xem xét chấp thuận hồ sơ của tôi.

Mẹo:

Nếu có thể, hãy viết bằng tiếng Nhật — điều này thể hiện sự cam kết. Nếu không, hãy viết bằng tiếng Anh và nhờ người dịch.
Giữ độ dài 1 trang (A4). Cán bộ xuất nhập cảnh phải xem xét hàng trăm hồ sơ.
Hãy trung thực và cụ thể. Đừng cường điệu.
Nếu bạn có bất kỳ khoảng trống nào trong việc đóng thuế/bảo hiểm hưu trí mà bạn đã giải quyết, hãy đề cập ngắn gọn và giải thích hoàn cảnh.

Nếu việc viết 理由書 bằng tiếng Nhật hoặc việc tập hợp tất cả các tài liệu khiến bạn cảm thấy quá sức, đó chính là lý do tôi tạo ra LO-PAL. Đăng yêu cầu của bạn miễn phí — một người trợ giúp địa phương có thể dịch giấy giải trình lý do của bạn, xem xét tài liệu của bạn, hoặc đi cùng bạn đến văn phòng phường/quận để lấy các giấy chứng nhận.

Mẹo nộp hồ sơ

Hãy sao chép mọi thứ. Cục xuất nhập cảnh giữ bản gốc của bạn (trừ hộ chiếu và thẻ cư trú). Hãy giữ một bộ bản sao đầy đủ cho mình.
Sắp xếp theo danh mục. Sử dụng các tấm phân loại rõ ràng hoặc các phong bì riêng biệt. Cán bộ xuất nhập cảnh đánh giá cao những hồ sơ được sắp xếp gọn gàng.
Mang theo tài liệu bổ sung. Giấy xác nhận công việc, brochure công ty, tài liệu sở hữu tài sản — bất cứ thứ gì củng cố trường hợp của bạn.
Đi sớm. Các cục xuất nhập cảnh thường đông đúc sau 10:00 sáng. Hãy cố gắng đến vào giờ mở cửa.

Các bài viết liên quan

Nhận hỗ trợ xem xét tài liệu trước khi nộp

Một tài liệu bị thiếu hoặc một giấy giải trình lý do yếu đồng nghĩa với nhiều tháng chờ đợi để nhận lại kết quả từ chối. Hãy đăng một yêu cầu trên LO-PAL miễn phí: một người trợ giúp địa phương có thể xem xét toàn bộ gói hồ sơ của bạn, dịch 理由書 của bạn, và đảm bảo mọi thứ đều đúng quy trình trước khi bạn nộp. Bạn chỉ thanh toán khi chấp nhận sự giúp đỡ.