Văn phòng tại nhà không còn được chấp nhận: Hướng dẫn tìm văn phòng phù hợp visa tại Nhật Bản
Visa Quản lý kinh doanh tại Nhật Bản không còn chấp nhận văn phòng tại nhà. Cơ quan nhập cư kiểm tra những gì, các loại văn phòng nào đủ điều kiện, coworking so với văn phòng dịch vụ so với thuê văn phòng, và chi phí theo thành phố.
Thông tin cập nhật tính đến tháng 3 năm 2026 dựa trên Hướng dẫn Visa Quản lý kinh doanh 2025 của ACROSEED, hướng dẫn yêu cầu văn phòng của IMS Legal, danh sách kiểm tra văn phòng của Continental Immigration và cảnh báo nhanh của KPMG về cải cách năm 2025.
Nếu bạn đã và đang điều hành công việc kinh doanh tại Nhật Bản từ căn hộ của mình, thì cải cách visa Quản lý kinh doanh vào tháng 10 năm 2025 sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến bạn. Văn phòng tại nhà hiện đã bị từ chối về cơ bản đối với cả đơn xin cấp mới và gia hạn visa. Các viên chức nhập cư đang tích cực kiểm tra các cơ sở kinh doanh chuyên dụng — và một chiếc bàn bếp cùng máy tính xách tay sẽ không được chấp nhận.
Hướng dẫn này giải thích chính xác những gì cơ quan nhập cư mong đợi, những loại văn phòng nào đủ điều kiện, và cách tìm không gian với chi phí phải chăng.
Có gì thay đổi: văn phòng tại nhà không còn được chấp nhận
Trước ngày 16 tháng 10 năm 2025, cơ quan nhập cư đã ngầm chấp nhận văn phòng tại nhà đối với những người có visa Quản lý kinh doanh — đặc biệt là các doanh nhân cá nhân điều hành doanh nghiệp trực tuyến. Tuy nhiên, thời kỳ "vùng xám" đó đã kết thúc.
Theo các quy định sửa đổi, doanh nghiệp của bạn phải hoạt động từ một địa điểm độc lập nơi các hoạt động kinh doanh liên tục được thực hiện. Về cơ bản, việc sử dụng nơi cư trú của bạn làm văn phòng không còn được phép. Điều này áp dụng cho cả đơn xin mới và gia hạn.
Có một ngoại lệ hẹp: nếu căn hộ của bạn có một phòng tách biệt vật lý được sử dụng độc quyền cho mục đích kinh doanh — với lối vào riêng biệt từ khu vực sinh hoạt, sự đồng ý của chủ nhà cho mục đích kinh doanh và bảng tên công ty — cơ quan nhập cư có thể vẫn chấp nhận. Tuy nhiên, gánh nặng về giấy tờ cao và việc chấp thuận không được đảm bảo.
Những gì cơ quan nhập cư thực sự kiểm tra
Trong quá trình xem xét hồ sơ, các viên chức nhập cư đánh giá văn phòng của bạn theo các tiêu chí cụ thể. Đây là những gì họ tìm kiếm:
- Hợp đồng thuê — phải đứng tên công ty (không phải cá nhân) và ghi rõ mục đích là sử dụng cho kinh doanh (事業用 / jigyō-yō)
- Ảnh chụp — bên ngoài tòa nhà, lối vào, hành lang, bên trong văn phòng, thể hiện bàn ghế, thiết bị
- Bảng tên công ty (表札 / hyōsatsu) — tên công ty của bạn được dán ở lối vào văn phòng
- Sơ đồ mặt bằng — bố trí thể hiện văn phòng là không gian chuyên dụng, độc quyền
- Thiết bị — bàn, ghế, máy tính, đường dây điện thoại, máy in/máy đa năng, tủ hồ sơ
- Tuân thủ an toàn phòng cháy chữa cháy — giấy chứng nhận bảo hiểm cháy nổ và bất kỳ giấy phép nào được yêu cầu theo quy định phòng cháy chữa cháy
- Khả năng nhận thư và đón khách — bằng chứng văn phòng có thể nhận thư, chuyển phát nhanh và đón khách
Các loại văn phòng: loại nào đủ điều kiện và loại nào không
| Loại văn phòng | Đáp ứng visa? | Lưu ý |
|---|---|---|
| Thuê văn phòng tiêu chuẩn (賃貸オフィス) | Có | Tùy chọn tốt nhất. Không gian chuyên dụng, hợp đồng thuê cho mục đích kinh doanh, toàn quyền kiểm soát. |
| Văn phòng dịch vụ có phòng riêng | Có | Phòng riêng có thể khóa, nhận thư, được phép đặt bảng tên công ty. Regus, Tensho Office, v.v. |
| Văn phòng chia sẻ có phòng riêng có thể khóa | Có điều kiện | Chỉ chấp nhận nếu bạn có một phòng riêng tư, khóa được và độc quyền — không phải bàn làm việc linh hoạt (hot desk). |
| Không gian làm việc chung (bàn làm việc mở) | Không | Không độc quyền. Không có không gian khóa được. Cơ quan nhập cư không chấp nhận làm việc chung mở. |
| Văn phòng ảo | Không | Không có không gian vật lý. Bị cơ quan nhập cư từ chối rõ ràng. |
| Văn phòng tại nhà | Không* | Bị từ chối về cơ bản. Ngoại lệ hiếm hoi chỉ khi có phòng tách biệt hoàn toàn + sự đồng ý của chủ nhà. |
Khái niệm cốt lõi là tính độc quyền (独占性 / dokusensei). Cơ quan nhập cư cần thấy rằng không gian đó là của riêng bạn — không chia sẻ với các đối tượng thuê khác, không phải khu vực chung, và không phải nơi bạn có thể bị thay thế.
Cách tìm không gian văn phòng giá cả phải chăng
Bạn không cần một địa chỉ cao cấp ở Marunouchi. Dưới đây là các lựa chọn thực tế được xếp hạng theo chi phí:
1. Thuê văn phòng nhỏ (賃貸事務所 / chintai jimusho)
Tìm kiếm trên các cổng thông tin bất động sản như at home, SUUMO, hoặc HOME'S bằng cách sử dụng bộ lọc cho mục đích văn phòng/cửa hàng (事務所・店舗). Tìm kiếm các không gian 10–20 m² ở các khu vực ít trung tâm hơn. Chuẩn bị trả trước 2–6 tháng tiền thuê dưới dạng tiền đặt cọc (敷金 / shikikin).
2. Văn phòng dịch vụ (サービスオフィス / sābisu ofisu)
Các nhà cung cấp như Regus, Tensho Office và OpenOffice cung cấp các phòng riêng nhỏ có đầy đủ nội thất, internet và dịch vụ lễ tân. Không có khoản đặt cọc trả trước lớn — thường là 1–2 tháng. Xác nhận bằng văn bản rằng họ cho phép đăng ký công ty và tài liệu liên quan đến visa.
3. Bất động sản kiểu SOHO (SOHO物件 / SOHO bukken)
Một số tòa nhà dân cư được chỉ định là SOHO, cho phép cả mục đích sinh hoạt và kinh doanh. Những loại này rẻ hơn so với văn phòng thương mại nhưng bạn phải xác nhận hợp đồng thuê cho phép đăng ký kinh doanh và không gian có thể được tách biệt cho mục đích nhập cư.
Chi phí hàng tháng điển hình theo thành phố
| Thành phố | Văn phòng nhỏ (10–20 m²) | Văn phòng dịch vụ (1–2 người) |
|---|---|---|
| Tokyo (23 quận trung tâm) | ¥80.000–¥200.000 | ¥50.000–¥150.000 |
| Tokyo (các quận ngoại thành / khu vực Tama) | ¥40.000–¥100.000 | ¥30.000–¥80.000 |
| Osaka (trung tâm) | ¥50.000–¥120.000 | ¥30.000–¥90.000 |
| Nagoya / Fukuoka / Sapporo | ¥30.000–¥80.000 | ¥25.000–¥60.000 |
| Các thành phố nhỏ hơn | ¥20.000–¥50.000 | ¥20.000–¥40.000 |
Văn phòng dịch vụ thường có chi phí trả trước thấp hơn (đặt cọc 1–2 tháng so với 4–6 tháng đối với hợp đồng thuê truyền thống), khiến chúng hấp dẫn đối với người có visa cần không gian tuân thủ nhanh chóng.
Các cụm từ tiếng Nhật dành cho đại lý bất động sản
Hầu hết các đại lý ở Nhật Bản không nói tiếng Anh trôi chảy. Các cụm từ này sẽ giúp bạn giao tiếp những gì mình cần:
| Tiếng Nhật | Romaji | Tiếng Anh |
|---|---|---|
| 事業用の事務所を探しています | Jigyō-yō no jimusho o sagashite imasu | I'm looking for a business-use office |
| 法人契約は可能ですか？ | Hōjin keiyaku wa kanō desu ka? | Can we sign the lease under a company name? |
| 法人登記できますか？ | Hōjin tōki dekimasu ka? | Can I register my company at this address? |
| 経営ビザに使える物件ですか？ | Keiei biza ni tsukaeru bukken desu ka? | Is this property usable for a Business Manager visa? |
| 表札を出してもいいですか？ | Hyōsatsu o dashite mo ii desu ka? | Can I put up a company nameplate? |
| 火災保険の証明書をもらえますか？ | Kasai hoken no shōmeisho o moraemasu ka? | Can I get the fire insurance certificate? |
Danh sách kiểm tra trước khi ký hợp đồng thuê
Trước khi cam kết bất kỳ không gian nào, hãy xác minh từng mục dưới đây. Thiếu dù chỉ một mục cũng có thể khiến đơn xin visa của bạn bị đặt câu hỏi:
- ☐ Hợp đồng thuê ghi rõ mục đích kinh doanh (事業用) — không phải mục đích dân cư
- ☐ Hợp đồng thuê có thể ký dưới tên công ty (法人名義)
- ☐ Đăng ký công ty (法人登記) được phép tại địa chỉ này
- ☐ Bạn có thể lắp đặt bảng tên công ty ở lối vào
- ☐ Không gian có thể khóa và độc quyền — không phải khu vực mở chia sẻ
- ☐ Có giấy chứng nhận bảo hiểm cháy nổ
- ☐ Có thể nhận thư và bưu phẩm
- ☐ Không gian phù hợp với ít nhất một bàn, một ghế và các thiết bị cơ bản
Các bước tiếp theo
Tìm đúng văn phòng là một phần trong câu đố về visa Quản lý kinh doanh. Để có phân tích đầy đủ về tất cả các thay đổi cải cách năm 2025 — bao gồm yêu cầu vốn 30 triệu yên, quy định về nhân viên và quy tắc trình độ ngôn ngữ — hãy đọc hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi: Visa Quản lý kinh doanh 2025: Hướng dẫn đầy đủ về các yêu cầu mới.
Nếu bạn cần giúp đỡ trong việc điều hướng với các đại lý bất động sản Nhật Bản, hiểu các hợp đồng thuê, hoặc tìm hiểu xem một văn phòng cụ thể có đáp ứng các tiêu chuẩn nhập cư hay không, hãy hỏi một người dân địa phương trên LO-PAL — dịch vụ này miễn phí và bạn sẽ nhận được câu trả lời từ những cư dân Nhật Bản hiểu rõ hệ thống.
Written by
Founder, LO-PAL
Former Medical Coordinator for Foreign Patients (Ministry of Health programme) and legal affairs professional. Built LO-PAL from firsthand experience navigating life abroad.
Written with partial AI assistance
Read full bio →
