Giấy chứng nhận lý lịch tư pháp tại Yokohama (Kanagawa): Hướng dẫn nộp đơn (2026)

Thông tin được cập nhật đến tháng 3 năm 2026, dựa trên trang hướng dẫn chính thức của Cảnh sát tỉnh Kanagawa “GIẤY CHỨNG NHẬN LÝ LỊCH TƯ PHÁP” (trang được cập nhật ngày 6 tháng 1 năm 2025).

Chào bạn, tôi là Taku Kanaya. Trong công việc liên quan đến các vấn đề pháp lý tại Nhật Bản, tôi đã nhiều lần chứng kiến cùng một vấn đề: mọi người dành thời gian nghỉ làm, chỉ mang theo hộ chiếu và sau đó bị từ chối vì Nhật Bản chỉ cấp giấy chứng nhận lý lịch tư pháp khi có yêu cầu chính thức từ chính phủ hoặc cơ quan nhập cư nước ngoài.

Hướng dẫn này tập trung cụ thể vào quầy tiếp nhận hồ sơ của Trụ sở Cảnh sát tỉnh Kanagawa tại Yokohama—những giấy tờ mà quầy tiếp nhận muốn thấy để chứng minh sự “cần thiết”, những tài liệu nào được chấp nhận (vâng, bao gồm cả email đã in ra), và cách lập kế hoạch cho hai lần đến để giảm thiểu căng thẳng.

Mục	Số lượng/Mức độ	Nguồn / Ngày cập nhật
Lệ phí nộp đơn	Miễn phí	Cảnh sát tỉnh Kanagawa (cập nhật 2025-01-06)
Giờ tiếp nhận hồ sơ	Thứ Hai–Thứ Sáu 9:00–11:30 và 13:00–16:00	Cảnh sát tỉnh Kanagawa (cập nhật 2025-01-06)
Đặt hẹn	Không yêu cầu	Cảnh sát tỉnh Kanagawa (cập nhật 2025-01-06)
Thời gian tại quầy (không kể thời gian chờ)	Khoảng 15 phút	Cảnh sát tỉnh Kanagawa (cập nhật 2025-01-06)
Thời gian cấp phát	Khoảng 1 tuần (lâu hơn nếu có ngày lễ quốc gia trong tuần)	Cảnh sát tỉnh Kanagawa (cập nhật 2025-01-06)
Giờ nhận hồ sơ vào ngày cấp phát	Chỉ từ 13:00–16:00 (từ ngày hôm sau trở đi, việc nhận hồ sơ sẽ theo giờ làm việc bình thường)	Cảnh sát tỉnh Kanagawa (cập nhật 2025-01-06)

Đầu tiên: xác nhận bạn đủ điều kiện (quy định về cư trú tại Kanagawa)

Trước khi in bất cứ thứ gì, hãy đảm bảo rằng bạn đủ điều kiện để nộp đơn tại Kanagawa. Đây là phần dễ gây nhầm lẫn cho những người đã chuyển tỉnh khác, hoặc những người đã rời Nhật Bản.

Cảnh sát tỉnh Kanagawa tuyên bố rằng bạn có thể nộp đơn xin giấy chứng nhận này nếu (1) bạn được cơ quan của quốc gia đến (đại sứ quán/lãnh sự quán/cơ quan nhập cư) yêu cầu nộp, và (2) bạn đáp ứng một trong các điều kiện cư trú sau:

• Bạn hiện đang có đăng ký cư trú tại tỉnh Kanagawa, hoặc
• Bạn đang sống bên ngoài Nhật Bản và nơi đăng ký cư trú cuối cùng của bạn tại Nhật Bản là ở tỉnh Kanagawa (hiện không còn đăng ký cư trú tại Nhật Bản).

Đó là lý do tại sao giấy chứng nhận này thường không phải là thứ bạn có thể xin “phòng hờ”. Cảnh sát Kanagawa cũng lưu ý rằng họ có thể yêu cầu bạn liên hệ với các cơ quan hành chính khác trước tùy thuộc vào điểm đến và lý do của bạn. Nếu trường hợp của bạn bất thường, hãy gọi cho họ trước khi đến.

Nếu bạn hiện đang sống ở tỉnh khác: bạn thường nộp đơn tại trụ sở cảnh sát tỉnh bao gồm nơi đăng ký cư trú hiện tại của bạn (không phải Kanagawa). Bài viết này đặc biệt dành cho quy trình xin giấy chứng nhận lý lịch tư pháp tại Kanagawa ở Yokohama.

Nếu bạn đang nộp đơn từ bên ngoài Nhật Bản: Kanagawa giải thích rằng bạn có thể nộp đơn thông qua đại sứ quán/lãnh sự quán Nhật Bản tại quốc gia cư trú của bạn, và nếu bạn nộp đơn ở nước ngoài, bạn không thể nộp đơn đồng thời tại Nhật Bản. Xem cùng trang hướng dẫn chính thức để biết lưu ý “Nộp đơn từ bên ngoài Nhật Bản”: Cảnh sát tỉnh Kanagawa (tiếng Anh).

Những gì cần mang theo (hộ chiếu + bằng chứng địa chỉ + bằng chứng chứng minh sự “cần thiết” — email in ra được chấp nhận)

Hãy xem bộ tài liệu của bạn như ba nhóm. Bạn cần tất cả ba nhóm này, nếu không bạn sẽ có nguy cơ đi lại mất công.

Nhóm 1: Hộ chiếu của bạn (bản gốc)

• Mang theo hộ chiếu gốc còn hiệu lực của bạn (không chấp nhận bản sao). Kanagawa cảnh báo rằng bạn không thể nộp đơn bằng bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân.
• Nếu tên của bạn đã thay đổi và hộ chiếu của bạn cần gia hạn/cập nhật, hãy thực hiện điều đó trước khi nộp đơn.

Nhóm 2: Một tài liệu chứng minh tên + địa chỉ Kanagawa của bạn

Đối với công dân nước ngoài cư trú tại Kanagawa, Kanagawa liệt kê các tài liệu như:

• Jūminhyō (住民票, じゅうみんひょう) — Giấy chứng nhận cư trú được cấp trong vòng 6 tháng gần nhất, hoặc
• Zairyū card (在留カード, ざいりゅうカード) — Thẻ cư trú, hoặc
• Special Permanent Resident Certificate (特別永住者証明書, とくべつえいじゅうしゃしょうめいしょ) — Giấy chứng nhận thường trú đặc biệt, hoặc
• My Number Card (マイナンバーカード, Mainanbā kādo) — Thẻ My Number.

Nếu bạn sử dụng jūminhyō và bạn ở Yokohama, bạn có thể lấy được nó ngoài giờ làm việc hành chính thông thường thông qua Các trung tâm dịch vụ hành chính của thành phố (cập nhật lần cuối ngày 1 tháng 3 năm 2026), tùy thuộc vào tình huống của bạn.

Nhóm 3 (thứ mà mọi người hay bỏ sót): Bằng chứng về sự “cần thiết” (bản in)

Đây là chìa khóa để được chấp thuận cấp giấy chứng nhận lý lịch tư pháp Yokohama cho visa hoặc quá trình làm việc ở nước ngoài của bạn. Kanagawa nói rõ: nếu tài liệu chứng minh sự “cần thiết” của bạn là email, hãy in chúng ra và mang theo bản cứng. Nguồn: Cảnh sát tỉnh Kanagawa.

Trên thực tế, quầy tiếp nhận đang cố gắng xác nhận: Cơ quan nào yêu cầu, tại sao nó được yêu cầu, và bạn (người nộp đơn) là người được yêu cầu nộp nó. Tôi khuyên bạn nên in nhiều hơn số lượng bạn nghĩ là cần (email + bất kỳ hướng dẫn/danh sách kiểm tra đính kèm + trang hồ sơ của bạn hiển thị tên/số hồ sơ của bạn).

Các ví dụ mà chính Kanagawa đưa ra (rất hữu ích):

• Công việc ở nước ngoài: mẫu đơn xin thị thực hoặc mẫu đơn khác nộp cho cơ quan chính phủ yêu cầu (có tên của bạn trên đó), kèm theo thư bổ nhiệm/hợp đồng/thư chấp nhận/thư mời.
• Đi cùng thành viên gia đình: mẫu thị thực liên quan kèm theo tài liệu chứng minh bạn là thành viên gia đình đi cùng, hoặc yêu cầu cấp từ đại sứ quán.
• Hoa Kỳ (thị thực nhập cư / thường trú / hôn phu/hôn thê): bản cứng của email/thư từ Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Nhật Bản hoặc Trung tâm Thị thực Quốc gia Hoa Kỳ nêu rõ tên và số hồ sơ của bạn.
• Các trường hợp khác: bản cứng của mẫu đơn xin thị thực của bạn, hoặc thư yêu cầu / các thư từ các đại sứ quán tại Nhật Bản.

Danh sách kiểm tra bằng chứng chứng minh sự “cần thiết” của tôi (kiểm tra nhanh):

• Nó có rõ ràng cho thấy một cơ quan chính phủ/nhập cư đang yêu cầu không (chứ không phải chỉ là một yêu cầu thông thường)?
• Nó có bao gồm tên của bạn (và tốt nhất là số hồ sơ/đơn đăng ký) không?
• Nó có chỉ ra quốc gia đến và mục đích (thị thực, nhập cư, giấy phép lao động) không?
• Nó có được in ra không (không chỉ hiển thị trên điện thoại của bạn)?

Không chắc email hoặc ảnh chụp màn hình cổng thông tin của bạn có được tính là “cần thiết” không? Hãy hỏi trên LO-PAL.

Lưu ý về thuật ngữ tiếng Nhật (dành cho các mẫu đơn và khi hỏi nhân viên): Tại Kanagawa, giấy chứng nhận này thường được gọi là Hanzai keireki shōmeisho (犯罪経歴証明書, はんざいけいれきしょうめいしょ). Bạn cũng có thể thấy cụm từ “hanzai keireki shomeisho Kanagawa” được sử dụng trực tuyến làm từ khóa tìm kiếm.

Đi đâu ở Yokohama + những gì xảy ra tại quầy (lấy dấu vân tay, không cần đặt hẹn, thời gian)

Kanagawa rất rõ ràng: bạn không thể nộp đơn tại một đồn cảnh sát. Bạn phải đến tòa nhà Trụ sở Cảnh sát tỉnh ở Yokohama.

Văn phòng (địa điểm nộp đơn): Quầy cấp Giấy chứng nhận lý lịch tư pháp, Phòng Nhận dạng (Tầng 1), Trụ sở Cảnh sát tỉnh Kanagawa, 2-4 Kaigandori, Naka-ku, Yokohama 231-0002. Thông tin địa điểm chính thức có trên trang cấp giấy chứng nhận lý lịch tư pháp của Kanagawa.

Tên quầy tiếp nhận tiếng Nhật (hữu ích nếu bạn hỏi bên trong tòa nhà): Phòng Nhận dạng thuộc Cục Hình sự của Trụ sở Cảnh sát tỉnh Kanagawa — Tiếp nhận Giấy chứng nhận lý lịch tư pháp (tiếng Nhật: 神奈川県警察本部 刑事部 鑑識課 犯罪経歴証明書受付, かながわ けんけいさつほんぶ けいじぶ かんしきか はんざいけいれきしょうめいしょ うけつけ). Trang tiếng Nhật liệt kê chính xác cụm từ này: Cảnh sát tỉnh Kanagawa (tiếng Nhật).

Cách đến (đi bộ): Kanagawa liệt kê ga JR Kannai cách đó khoảng 10 phút đi bộ, và Nihon-Ōdōri/Bashamichi cách đó khoảng 5 phút. Xem trang truy cập/bản đồ: Vị trí Trụ sở Cảnh sát tỉnh Kanagawa.

Những gì xảy ra tại quầy (quy trình điển hình):

1. Nhân viên kiểm tra hộ chiếu, bằng chứng địa chỉ, và các tài liệu chứng minh sự “cần thiết” đã in ra của bạn.
2. Bạn điền vào mẫu đơn đăng ký (bạn có thể điền trước và mang theo, hoặc làm tại chỗ). Mẫu đơn chính thức của Kanagawa tại đây: Mẫu đơn đăng ký (PDF).
3. Họ lấy dấu vân tay của bạn. Kanagawa nêu rõ người nộp đơn phải nộp trực tiếp vì cần lấy dấu vân tay, và họ không chấp nhận đơn nộp thông qua người ủy quyền.
4. Bạn nhận được biên lai đăng ký và hướng dẫn để lấy giấy chứng nhận.

Thời gian: Kanagawa cho biết quy trình tại văn phòng mất khoảng 15 phút (không bao gồm thời gian xếp hàng) và không cần đặt hẹn. Nguồn: Cảnh sát tỉnh Kanagawa.

Các cụm từ chính xác bạn có thể nói (tiếng Nhật + romaji + ý nghĩa):

• 犯罪経歴証明書を申請したいです。 (Hanzai keireki shōmeisho o shinsei shitai desu.) — Tôi muốn nộp đơn xin giấy chứng nhận lý lịch tư pháp.
• ビザの申請で必要と言われました。 (Biza no shinsei de hitsuyō to iwaremashita.) — Tôi được thông báo là cần thiết cho việc nộp đơn xin thị thực của tôi.
• 必要性が確認できるメールを印刷して持ってきました。 (Hitsuyōsei ga kakunin dekiru mēru o insatsu shite motte kimashita.) — Tôi đã in email xác nhận sự cần thiết và mang đến đây.
• 窓口はどこですか。 (Madoguchi wa doko desu ka.) — Quầy ở đâu?

Mẹo đối chiếu tên: Kanagawa cảnh báo rằng công dân nước ngoài phải viết tên của họ trên mẫu đơn đăng ký chính xác như trong hộ chiếu. Nếu bạn thường gặp vấn đề với tên đệm/khoảng cách ở Nhật Bản, hãy đọc hướng dẫn xử lý tên đệm của chúng tôi trước khi in và điền mẫu đơn.

Nếu tài liệu của bạn không rõ ràng, hãy gọi điện trước: Số liên hệ của Kanagawa là 045-211-1212 (tổng đài). Bộ phận cấp giấy chứng nhận lý lịch tư pháp có thể liên hệ vào các ngày trong tuần từ 8:30–17:15 để hỏi thông tin theo trang chính thức: Cảnh sát tỉnh Kanagawa.

Cụm từ hữu ích khi gọi điện: 犯罪経歴証明書の必要書類について確認したいです。 (Hanzai keireki shōmeisho no hitsuyō shorui ni tsuite kakunin shitai desu.) — Tôi muốn xác nhận các tài liệu cần thiết cho giấy chứng nhận lý lịch tư pháp.

Quy định nhận (chỉ trực tiếp), ủy quyền, và phải làm gì nếu tài liệu của bạn không rõ ràng (hỗ trợ LO-PAL)

Chuyến đi thứ hai là nơi bạn giảm thiểu căng thẳng nhất bằng cách lập kế hoạch trước. Quy trình của Kanagawa nhanh chóng—nhưng cũng nghiêm ngặt về các quy định nhận giấy chứng nhận.

Thời gian nhận: Kanagawa cho biết giấy chứng nhận sẽ có sau khoảng một tuần kể từ ngày nộp đơn (lâu hơn nếu có ngày lễ quốc gia trong tuần đó). Bạn không thể nhận qua đường bưu điện, và người nộp đơn phải đến trực tiếp để nhận. Nguồn: Cảnh sát tỉnh Kanagawa.

Chi tiết về giờ nhận (dễ bỏ sót): Vào ngày cấp phát, việc nhận chỉ diễn ra từ 13:00–16:00; từ ngày hôm sau, việc nhận có thể thực hiện trong giờ làm việc bình thường. Điều này cũng có trên trang chính thức: Cảnh sát tỉnh Kanagawa.

Nhận ủy quyền (có thể, nhưng bạn phải thiết lập đúng cách): Kanagawa cho phép nhận ủy quyền nếu bạn thông báo cho họ vào thời điểm nộp đơn. Người được ủy quyền cần:

• Biên lai đăng ký (được cấp cho bạn khi nộp đơn)
• Hộ chiếu của người nộp đơn (chấp nhận bản sao trang ảnh chụp)
• Giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền có ghi tên và địa chỉ hiện tại
• Giấy ủy quyền. Kanagawa cung cấp mẫu tại đây: Giấy ủy quyền (PDF)

Phải làm gì nếu tài liệu chứng minh sự “cần thiết” của bạn không rõ ràng: Hướng dẫn của Kanagawa nói rằng nếu trường hợp của bạn khác với các ví dụ được liệt kê hoặc bạn không chắc nên mang gì, bạn nên liên hệ với trụ sở cảnh sát trước qua điện thoại. Nếu email không hiển thị rõ tên/số hồ sơ của bạn, hãy in các trang có thông tin đó và mang theo các trang hỗ trợ bổ sung (các trang danh sách kiểm tra chính thức, màn hình cổng thông tin, hoặc trang mẫu đơn xin thị thực có chứa tên đầy đủ của bạn).

Trải nghiệm thực tế từ người nước ngoài (để tham khảo)

Đây là những tài khoản cá nhân được chia sẻ công khai trực tuyến. Chúng không phải là hướng dẫn chính thức, và trải nghiệm cá nhân có thể khác nhau—nhưng chúng nêu bật cùng một vấn đề nhức nhối về “bằng chứng cần thiết”.

Một cư dân nước ngoài đã chia sẻ trên Reddit rằng họ đã thành công bằng cách mang thêm bằng chứng in ra, không chỉ hộ chiếu:

“Tôi đã nhận được một cái tại trụ sở cảnh sát… sử dụng bản in từ một trang web… và email từ một đại diện dịch vụ xác nhận tôi cần một cái.”

Nguồn: Thảo luận trên Reddit

Một người khác mô tả sự hoảng loạn thường thấy khi họ nghĩ mình cần một “thư yêu cầu” cụ thể từ đại sứ quán:

“Tôi cần một thư yêu cầu từ đại sứ quán Hoa Kỳ… Tôi gửi email cho đại sứ quán Hoa Kỳ và họ không xử lý những yêu cầu kiểu đó.”

Nguồn: Thảo luận trên Reddit

Câu hỏi thường gặp nhanh

H: Tôi có thể nộp đơn chỉ với hộ chiếu của mình không?
Đ: Thường là không. Kanagawa yêu cầu hộ chiếu của bạn cộng thêm một tài liệu địa chỉ/tên và bằng chứng chứng minh sự “cần thiết” đã in ra. Xem danh sách các mục cần thiết trên trang chính thức của Kanagawa.

H: Tôi có cần đặt hẹn tại Trụ sở Cảnh sát tỉnh Kanagawa không?
Đ: Không cần đặt hẹn, theo Cảnh sát tỉnh Kanagawa. Hãy đến trong giờ làm việc các ngày trong tuần đã nêu.

H: Có người nào có thể nộp đơn thay tôi không?
Đ: Không. Kanagawa tuyên bố họ không thể chấp nhận đơn nộp của người ủy quyền vì cần lấy dấu vân tay. Nguồn: Cảnh sát tỉnh Kanagawa.

H: Có người nào có thể lấy hộ tôi không?
Đ: Có, có thể nhận ủy quyền nếu bạn thông báo cho họ vào thời điểm nộp đơn và người được ủy quyền mang theo các tài liệu cần thiết được liệt kê trên trang chính thức của Kanagawa.

Các bài viết liên quan

• Visa vợ/chồng Nhật Bản: khi Cơ quan Nhập cư yêu cầu thêm tài liệu (2026)
• Vấn đề tên đệm ở Nhật Bản (2026): sửa lỗi thẻ cư trú & katakana
• Hướng dẫn đăng ký thẻ My Number Yokohama cho người nước ngoài (2026): đặt chỗ & nhận thẻ

Cần thêm trợ giúp? Hỏi trên LO-PAL

Nếu bạn không muốn mạo hiểm nghỉ làm chỉ để bị từ chối vì thiếu tài liệu chứng minh sự “cần thiết”, hãy sử dụng LO-PAL để đặt lịch với một người hỗ trợ địa phương người Nhật. Chúng tôi có thể kiểm tra lại bộ tài liệu của bạn và cùng bạn đến quầy Trụ sở Cảnh sát tỉnh Kanagawa ở Yokohama để giúp bạn hoàn thành công việc ngay lần đầu tiên.