Gensen Choshuhyo Hilang atau Belum Diterima? Panduan Mengurus Sertifikat Pemotongan Pajak Jepang (2026)

Tangga eskalasi 3 langkah untuk mendapatkan gensen choshuhyo Anda yang hilang dengan cepat: skrip keigo, daftar periksa bukti, dan pemberitahuan tidak diterbitkan NTA.

Batas Waktu: Jika Anda mengundurkan diri di pertengahan tahun, pemberi kerja Anda seharusnya mengeluarkan gensen choshuhyo Anda dalam waktu 1 bulan setelah pengunduran diri. Jika tidak, dokumen tersebut seharusnya dikeluarkan paling lambat 31 Januari tahun berikutnya.

Jika dalam keadaan mendesak: Mulailah dengan permintaan HR yang sopan (keigo), catat proses tindak lanjutnya (sesuai prinsip Hōrensō), lalu ajukan "pemberitahuan tidak diterbitkan" NTA ke kantor pajak setempat Anda (zeimusho).

Intinya: Anda tidak bisa "mencetaknya di balai kota." Jika pemberi kerja Anda tidak kooperatif, Badan Pajak Nasional memiliki jalur eskalasi formal.

Informasi terkini per Maret 2026, berdasarkan prosedur Badan Pajak Nasional (NTA) Jepang terkait slip pemotongan pajak yang tidak diterbitkan, lembar pra-cek/peringatan dalam format PDF NTA, dan pemberitahuan lokasi pengajuan SPT pajak penghasilan 2025 (Reiwa 7) NTA. Artikel ini adalah panduan praktis, bukan nasihat pajak atau hukum yang bersifat personal.

Kapan Seharusnya Anda Menerima Gensen Choshuhyo (dan Penundaan Umum)

Sebuah gensen choshuhyo adalah slip pemotongan pajak gaji Anda di Jepang: 源泉徴収票 (Gensen chōshūhyō). Ini merangkum gaji tahunan, potongan, dan pajak penghasilan yang telah dipotong, dan Anda umumnya akan membutuhkannya untuk kakutei shinkoku (pengajuan Surat Pemberitahuan (SPT) Pajak Tahunan) atau saat berganti pekerjaan (pemberi kerja baru Anda mungkin membutuhkannya untuk penyesuaian akhir tahun).

NTA Jepang mengeluarkan prosedur terkait dokumen yang "tidak diterbitkan" di seluruh Jepang, dan juga menyatakan batas waktu penerbitan yang umum. Jika Anda mengundurkan diri di pertengahan tahun, batas waktu penerbitannya adalah dalam 1 bulan setelah pengunduran diri; jika tidak, batas waktunya adalah paling lambat 31 Januari tahun berikutnya. Jika sudah melewati batas waktu tersebut, Anda tidak "memaksa" dengan melakukan tindak lanjut—Anda hanya meminta dokumen yang diwajibkan secara hukum.

Item	Jumlah/Hitungan	Sumber/Tanggal Terkini
Batas waktu penerbitan oleh pemberi kerja setelah pengunduran diri di pertengahan tahun	Dalam 1 bulan setelah pengunduran diri	Prosedur NTA terkait dokumen yang tidak diterbitkan (diakses Mar 2026)
Batas waktu penerbitan oleh pemberi kerja (penerbitan tahunan standar)	Paling lambat 31 Januari tahun berikutnya	Prosedur NTA terkait dokumen yang tidak diterbitkan (diakses Mar 2026)
Periode konsultasi & penerimaan SPT pajak penghasilan (penghasilan 2025 diajukan pada 2026)	16 Feb–16 Mar 2026	Pemberitahuan lokasi pengajuan SPT NTA (diakses Mar 2026)
Jam layanan loket kantor pajak (umum)	8:30–17:00 (hari kerja)	Prosedur NTA terkait dokumen yang tidak diterbitkan (diakses Mar 2026)

Beberapa alasan umum dan tidak berbahaya mengapa Anda belum menerimanya meliputi: HR masih menyelesaikan penyesuaian akhir tahun (nenmatsu chōsei), alamat Anda berubah setelah Anda pergi, perusahaan mempostingnya di portal HR internal, atau pengaturan pengiriman/alih daya berarti Anda tidak yakin siapa "pemberi kerja" sebenarnya.

Perangkap Penting #1: Gensen choshuhyo umumnya untuk gaji karyawan. NTA secara khusus memperingatkan bahwa jika apa yang Anda terima bukan "gaji karyawan" (misalnya, pembayaran kontraktor berdasarkan perjanjian subkontrak/alih daya), Anda mungkin tidak akan diberikan slip pemotongan pajak gaji. Dalam kasus tersebut, langkah Anda selanjutnya bukanlah "memaksa HR," melainkan mengklarifikasi apakah Anda sebenarnya seorang karyawan atau kontraktor untuk pembayaran tersebut.

Perangkap Penting #2: Prosedur NTA terkait dokumen yang "tidak diterbitkan" bukan untuk menerbitkan kembali slip yang sudah Anda terima dan hilang. Jika Anda membutuhkan penerbitan ulang, Anda harus memintanya langsung dari pemberi kerja.

Juga: jangan buang waktu di balai kota. Kantor kota/distrik mengeluarkan sertifikat pajak penduduk (kazei/nozei shōmeisho), tetapi gensen choshuhyo itu sendiri dikeluarkan oleh pemberi kerja Anda. Bahkan organisasi pendukung penduduk asing menekankan poin ini: slip pemotongan pajak berasal dari tempat kerja Anda, sementara kantor pemerintah kota menangani sertifikat pajak yang berbeda.

Langkah 1 — Tanyakan HR dengan Cara yang Tepat (Email Keigo + Skrip Telepon yang Bisa Anda Salin)

Jika Anda membutuhkan dokumen Anda segera (pengajuan pajak, pergantian pekerjaan, dokumen beasiswa, dll.), tujuan pertama Anda adalah membuat HR mudah membantu Anda. Di Jepang, "mudah" berarti: pesan singkat, batas waktu yang jelas, dan bahasa yang sopan (keigo), meskipun Anda merasa frustrasi.

Sebagai seseorang yang bekerja di bidang hukum di Jepang, saya telah melihat betapa seringnya penundaan terjadi hanya karena permintaannya tidak jelas. Jalur tercepat adalah dengan meminta (1) tahun yang Anda butuhkan, (2) metode pengiriman (PDF, surat, portal), dan (3) ke mana harus mengirimkannya.

Frasa Keigo Cepat (gunakan ini dalam email atau telepon)

お世話になっております。 (Osewa ni natte orimasu) — “Terima kasih atas dukungan Anda yang berkelanjutan / Saya menghargai bantuan Anda.”
源泉徴収票（2025年分）をいただけますでしょうか。 (Gensen chōshūhyō (Nisen nijūgo-nen bun) o itadakemasu deshou ka) — “Bisakah saya menerima slip pemotongan pajak saya (untuk tahun 2025)?”
お忙しいところ恐れ入りますが、いつ頃ご対応いただけますでしょうか。 (Oisogashii tokoro osoreirimasu ga, itsu goro go-taiō itadakemasu deshou ka) — “Maaf mengganggu Anda di saat sibuk, tapi kira-kira kapan Anda bisa menanganinya?”
何卒よろしくお願い申し上げます。 (Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu) — “Terima kasih sebelumnya (sangat formal).”

Salin/Tempel: Templat Email yang Ramah HR (Jepang)

Subjek (pilih salah satu):
・源泉徴収票（2025年分）ご送付のお願い
・源泉徴収票（2025年分）交付のお願い

Isi Email (edit bagian dalam kurung siku):
お世話になっております。[Department]の[Your Name]です。
お忙しいところ恐れ入りますが、確定申告／各種手続きのため、2025年分の源泉徴収票の交付（PDFまたは郵送）をお願いできますでしょうか。
送付先： [your address]（郵送の場合）／送付先メール： [your email]（PDFの場合）
可能でしたら[desired date]までにご対応いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
[Your Name] / [Phone]

Apa artinya (Indonesia): Anda dengan sopan meminta HR untuk menerbitkan slip pemotongan pajak tahun 2025 Anda, memberikan detail pengiriman, dan menawarkan batas waktu yang jelas.

Salin/Tempel: Skrip Telepon (Jepang + Romaji + Arti)

お忙しいところ恐れ入ります。人事ご担当の方はいらっしゃいますでしょうか。
(Oisogashii tokoro osoreirimasu. Jinji go-tantō no kata wa irasshaimasu deshou ka.)
— “Maaf mengganggu. Apakah ada penanggung jawab HR?”
源泉徴収票（2025年分）の件で、発行状況を確認したくお電話しました。
(Gensen chōshūhyō (Nisen nijūgo-nen bun) no ken de, hakkō jōkyō o kakunin shitaku o denwa shimashita.)
— “Saya menelepon untuk mengonfirmasi status penerbitan slip pemotongan pajak saya (untuk tahun 2025).”
恐れ入りますが、いつ頃いただけますでしょうか。
(Osoreirimasu ga, itsu goro itadakemasu deshou ka.)
— “Maaf, tapi kira-kira kapan saya bisa menerimanya?”

Tips Etiket Email Bisnis Jepang (hal-hal kecil yang mempercepat proses)

Sertakan tahun di baris subjek (misalnya, “2025”). HR menangani beberapa tahun sekaligus pada bulan Januari–Maret.
Berikan satu batas waktu yang konkret (“paling lambat 16 Maret 2026” jika untuk pengajuan). Hindari hanya menulis “secepatnya”.
Tawarkan dua opsi pengiriman (PDF atau pos). Biarkan mereka memilih proses yang diizinkan.

Pemeriksaan Realitas Warga Asing: Anda Tidak Sendiri (Pengalaman Nyata)

Situasi "sertifikat pemotongan pajak Jepang (gensen choshuhyo) belum diterima" berulang kali muncul di komunitas penduduk asing, seringkali tepat ketika seseorang berganti pekerjaan atau mendekati batas waktu dokumen.

Seorang penduduk asing berbagi di Reddit: “Pekerjaan saya saat ini meminta 源泉徴収票 dan saya menyadari saya tidak memilikinya. Perusahaan saya sebelumnya tidak memberikan atau mengirimkan apa pun setelah saya pergi.”
Sumber: Utas r/japanlife tentang gensen choshuhyo yang hilang

Yang lain menulis: “Saya juga tidak menerima sertifikat pemotongan pajak saya (gensen chōshūhyō) selama dua tahun tersebut.”
Sumber: Postingan r/japanlife yang menyebutkan tidak diterimanya dokumen

Pengalaman individu dapat bervariasi. Gunakan prosedur resmi (di bawah) untuk keputusan dan batas waktu.

Langkah 2 — Jika Mereka Menunda: Apa yang Harus Dicatat (Tanggal/Nama) dan Bukti Apa yang Harus Disimpan

Jika HR mengatakan “kami sedang memprosesnya” tetapi tidak ada yang tiba, beralihlah ke mode dokumentasi. Ini bukan tentang menjadi konfrontatif—ini tentang melindungi diri Anda dan membuat eskalasi selanjutnya (Langkah 3) lebih lancar.

Jepang memiliki konsep komunikasi di tempat kerja yang disebut Hōrensō (sering ditulis 報連相), yang merupakan singkatan dari “Lapor, Kontak, Konsultasi.” Banyak tempat kerja di Jepang mengharapkan Anda untuk terus memperbarui pemangku kepentingan dan membagikan fakta (bukan emosi) ketika ada masalah.

Apa yang Diharapkan NTA untuk Anda Simpan (lakukan ini bahkan jika Anda merasa canggung)

Lembar pra-cek NTA untuk pemberitahuan tidak diterbitkan menyatakan bahwa "bukti" Anda bisa formal (email) atau informal (memo), tetapi Anda harus menyimpan detail permintaan Anda. Secara khusus, disebutkan untuk mencatat:

Kapan Anda meminta penerbitan (tanggal/waktu)
Di mana Anda memintanya (telepon, secara langsung, email)
Siapa yang Anda ajak bicara (nama/departemen)
Bagaimana Anda memintanya (telepon, surat, rapat)
Apa yang dikatakan (tanggapan mereka, janji, penolakan, "mohon tunggu," dll.)

Daftar Periksa Bukti (cetak atau tangkap layar ini)

Salinan/tangkapan layar email dan pesan obrolan yang meminta penerbitan
Catatan panggilan + memo singkat percakapan (5 poin di atas)
Slip gaji (給与支払明細書) — NTA secara eksplisit mencantumkan salinan slip gaji sebagai lampiran umum jika Anda memilikinya
Apa pun yang membuktikan tanggal bekerja/mengundurkan diri (surat penawaran, email pengunduran diri, dll.)
Bukti pengiriman pos jika Anda mengirim surat (opsional, tetapi berguna)

Ritme Tindak Lanjut yang Praktis (Gaya Hōrensō)

Jaga agar tindak lanjut tetap singkat dan faktual. Pola sederhana adalah: (1) apa yang Anda minta, (2) kapan, (3) apa yang Anda butuhkan sekarang, (4) sampai kapan.

Tidak yakin dengan kasus Anda? Tanyakan di LO-PAL.

Langkah 3 — Eskalasi ke Kantor Pajak Anda: Pemberitahuan "Tidak Diterbitkan" NTA + Bantuan LO-PAL

Jika batas waktu penerbitan telah terlewati dan pemberi kerja Anda masih tidak menyediakan slip Anda, NTA menyediakan jalur formal: ajukan pemberitahuan tidak diterbitkan ke kantor pajak setempat Anda. Di situs NTA, ini digambarkan sebagai prosedur ketika slip pemotongan pajak tidak diterbitkan oleh pembayar.

Ide kuncinya adalah: setelah Anda mengajukan, kantor pajak dapat memberikan panduan administratif kepada pemberi kerja Anda untuk menerbitkannya. NTA juga dengan jelas mencatat batasan: panduan ini tidak mengikat secara hukum, dan Anda harus tetap meminta penerbitan sendiri secara paralel.

Sebelum Anda Mengajukan: Konfirmasi Anda Menggunakan Proses yang Tepat

Apakah sudah melewati batas waktu penerbitan? (1 bulan setelah pengunduran diri, atau 31 Januari tahun berikutnya)
Apakah itu gaji karyawan? Jika itu adalah kompensasi jenis kontraktor, Anda mungkin tidak akan diberikan slip pemotongan pajak gaji.
Apakah Anda meminta penerbitan ulang? Jika Anda sudah menerimanya sekali, NTA mengatakan proses ini bukan untuk penerbitan ulang—Anda harus meminta kepada pemberi kerja lagi.

Apa yang Harus Diajukan (Formulir Resmi NTA)

Formulir: 源泉徴収票不交付の届出書 (Sumber: PDF NTA)
Baca ini terlebih dahulu (lembar pra-cek / peringatan): "Sebelum mengajukan" daftar periksa (Sumber: PDF NTA)

Lampiran yang Biasanya Diharapkan NTA

Salinan slip gaji (jika Anda memilikinya)
Bukti Anda meminta penerbitan (tangkapan layar email ideal), atau setidaknya memo dengan detail "kapan/di mana/siapa/bagaimana/apa yang dikatakan"

Bagaimana Cara Mengajukan (dan Ke Mana)

Menurut halaman prosedur NTA, Anda dapat mengajukan pemberitahuan tidak diterbitkan menggunakan e-Tax (NTA menyebutkan pengunduhan perangkat lunak e-Tax), dan juga disebutkan bahwa Anda dapat menyiapkannya di kertas dan mengajukan secara langsung atau melalui pos. Diajukan ke kantor pajak (zeimusho) yang memiliki yurisdiksi atas alamat pajak Anda (納税地等を所轄する税務署).

Untuk menemukan kantor pajak yang benar, gunakan halaman organisasi NTA yang memungkinkan Anda mencari berdasarkan kode pos/alamat atau peta: "Temukan kantor pajak Anda" (Sumber: NTA).

Apa yang Harus Dikatakan di Loket Kantor Pajak (Jepang + Romaji + Arti)

源泉徴収票を会社から受け取れません。「源泉徴収票不交付の届出書」について相談したいです。 (Gensen chōshūhyō o kaisha kara uketoremasen. "Gensen chōshūhyō fukōfu no todokedesho" ni tsuite sōdan shitai desu.) — Saya tidak bisa menerima slip pemotongan pajak saya dari perusahaan. Saya ingin berkonsultasi mengenai "pemberitahuan tidak diterbitkan."
給与明細と連絡の記録を持ってきました。 (Kyūyo meisai to renraku no kiroku o motte kimashita.) — Saya membawa slip gaji dan catatan komunikasi saya.

Jika Anda Hanya Perlu Mengajukan (dan HR Tidak Responsif): Satu Opsi Resmi Lain yang Perlu Diketahui

Secara terpisah dari "mendapatkan slip fisik," NTA telah memperluas sistem di mana informasi slip pemotongan pajak dapat diperoleh untuk e-Tax melalui penghubungan Mynaportal, jika pemberi kerja Anda mengirimkan data secara online ke kantor pajak. NTA menjelaskan bahwa waktunya tergantung pada kapan pemberi kerja Anda mengirimkan informasi slip pemotongan pajak ke kantor pajak, dan itu adalah bagian dari fitur penghubungan Mynaportal/e-Tax.

Ini tidak akan memperbaiki pemberi kerja yang menolak bekerja sama, tetapi dapat menjadi cadangan yang membantu untuk pengajuan pajak ketika data tersedia. Mulai di sini: "Mendapatkan informasi dari e-Tax (penghubungan Mynaportal)" (Sumber: NTA) dan halaman khusus penghubungan Mynaportal (Sumber: NTA).

Jika Anda Ingin Mengonfirmasi Melalui Telepon (Saluran Konsultasi NTA)

NTA menyediakan saluran telepon konsultasi nasional. Untuk pertanyaan umum, Anda dapat menghubungi 0570-00-5901 dan mengikuti panduan; halaman NTA mencantumkan opsi menu dan menunjukkan bahwa "pajak pemotongan / penyesuaian akhir tahun" adalah salah satu kategori. Detail: Halaman meja konsultasi NTA.

FAQ

Ini adalah "jebakan" paling umum yang saya lihat di kalangan warga asing yang menangani dokumen pajak Jepang di bawah tekanan waktu.

Bisakah saya mendapatkan gensen choshuhyo dari balai kota?

Tidak. Pemberi kerja Anda yang mengeluarkan gensen choshuhyo. Kantor kota/distrik mengeluarkan sertifikat yang berbeda (dokumen terkait pajak penduduk), bukan slip pemotongan pajak gaji Anda.

Apakah pemberitahuan tidak diterbitkan NTA adalah cara untuk mendapatkan slip yang diterbitkan ulang jika saya kehilangan milik saya?

Tidak. NTA secara eksplisit mengatakan prosedur tidak diterbitkan bukan untuk menerbitkan ulang slip yang sudah Anda terima. Penerbitan ulang harus diminta dari pemberi kerja.

Bagaimana jika saya dibayar sebagai kontraktor?

NTA memperingatkan bahwa jika pembayaran bukan gaji karyawan (misalnya, kompensasi berdasarkan pengaturan kontrak), Anda mungkin tidak akan diberikan slip pemotongan pajak gaji. Dalam kasus tersebut, konfirmasikan klasifikasi pekerjaan Anda dan dokumen pajak apa yang berlaku untuk situasi Anda.

Apa yang terjadi setelah saya mengajukan pemberitahuan tidak diterbitkan?

Kantor pajak dapat memberikan panduan administratif kepada pemberi kerja untuk menerbitkannya, tetapi NTA mencatat bahwa panduan ini tidak mengikat secara hukum. Anda juga harus terus meminta penerbitan sendiri.

Butuh Bantuan Lebih Lanjut? Tanyakan di LO-PAL

Saya membangun LO-PAL agar warga asing di Jepang dapat dengan cepat terhubung dengan penolong lokal Jepang ketika sistemnya "jelas" di atas kertas tetapi sulit dalam kehidupan nyata. Jangan mengambil risiko cuti kerja hanya untuk disuruh pulang karena dokumen hilang atau kendala bahasa—posting situasi Anda dan pesan penolong untuk menemani Anda, menerjemahkan di konter, dan membantu Anda mengajukan dokumen NTA yang tepat sejak awal.