Chưa nhận được Gensen Choshuhyo? Hướng dẫn xử lý khi biên lai khấu trừ thuế ở Nhật Bản bị chậm (2026)

Thông tin cập nhật tính đến tháng 3 năm 2026, dựa trên quy trình của Cục Thuế Quốc gia (NTA) Nhật Bản về việc không cấp biên lai khấu trừ thuế, tài liệu hướng dẫn kiểm tra trước/cảnh báo (PDF) của NTA và thông báo địa điểm nộp tờ khai thuế thu nhập năm 2025 (Reiwa 7) của NTA. Bài viết này là hướng dẫn thực tế, không phải lời khuyên pháp lý hay tư vấn thuế cá nhân.

Khi bạn được cấp gensen choshuhyo (và những chậm trễ thường gặp)

Gensen choshuhyo là biên lai khấu trừ lương của bạn tại Nhật Bản: 源泉徴収票 (Gensen chōshūhyō). Nó tóm tắt lương hàng năm, các khoản khấu trừ và thuế thu nhập đã khấu trừ của bạn, và bạn thường sẽ cần nó để kakutei shinkoku (kê khai thuế cuối cùng) hoặc khi thay đổi việc làm (người sử dụng lao động mới của bạn có thể cần nó cho việc điều chỉnh cuối năm).

NTA của Nhật Bản công bố quy trình “không cấp” trên toàn quốc, và nó cũng nêu rõ thời hạn cấp phát thông thường. Nếu bạn nghỉ việc giữa năm, thời hạn cấp phát là trong vòng 1 tháng sau khi nghỉ việc; nếu không, nó là trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo. Nếu đã quá những mốc thời gian đó, bạn không phải đang “ép buộc” họ khi theo dõi — bạn chỉ đơn giản là yêu cầu một tài liệu mà bạn có quyền được nhận theo quy định của pháp luật.

Mục	Số lượng/Số đếm	Nguồn/Ngày cập nhật
Thời hạn cấp phát của người sử dụng lao động sau khi nghỉ việc giữa năm	Trong vòng 1 tháng sau khi nghỉ việc	Quy trình không cấp của NTA (truy cập tháng 3 năm 2026)
Thời hạn cấp phát của người sử dụng lao động (cấp phát hàng năm tiêu chuẩn)	Trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo	Quy trình không cấp của NTA (truy cập tháng 3 năm 2026)
Thời gian tư vấn & chấp nhận tờ khai thuế thu nhập (thu nhập năm 2025 kê khai năm 2026)	16 tháng 2 – 16 tháng 3 năm 2026	Thông báo địa điểm kê khai thuế của NTA (truy cập tháng 3 năm 2026)
Giờ làm việc của quầy thuế (chung)	8:30–17:00 (các ngày trong tuần)	Quy trình không cấp của NTA (truy cập tháng 3 năm 2026)

Những lý do phổ biến, vô tình khiến bạn chưa nhận được nó bao gồm: Bộ phận Nhân sự vẫn đang xử lý điều chỉnh cuối năm (nenmatsu chōsei), địa chỉ của bạn đã thay đổi sau khi bạn nghỉ việc, công ty đã đăng tải nó lên cổng thông tin nhân sự nội bộ, hoặc một thỏa thuận điều phối/thuê ngoài khiến bạn không chắc chắn ai mới là “người sử dụng lao động” thực sự.

Bẫy quan trọng #1: Gensen choshuhyo thường dành cho tiền lương từ việc làm. NTA đặc biệt cảnh báo rằng nếu những gì bạn nhận được không phải là “tiền lương từ việc làm” (ví dụ, các khoản thanh toán cho nhà thầu theo hợp đồng phụ/thỏa thuận thuê ngoài), bạn có thể không được cấp biên lai khấu trừ lương. Trong trường hợp đó, bước tiếp theo của bạn không phải là “thúc ép Bộ phận Nhân sự”, mà là làm rõ xem bạn thực sự là nhân viên hay nhà thầu đối với khoản thanh toán đó.

Bẫy quan trọng #2: Quy trình “không cấp” của NTA không dành cho việc cấp lại một biên lai mà bạn đã nhận được và làm mất. Nếu bạn cần cấp lại, bạn phải yêu cầu trực tiếp từ người sử dụng lao động.

Ngoài ra: đừng lãng phí thời gian tại ủy ban thành phố/quận. Các văn phòng thành phố/quận cấp chứng nhận thuế cư trú (kazei/nozei shōmeisho), nhưng bản thân gensen choshuhyo được cấp bởi người sử dụng lao động của bạn. Ngay cả các tổ chức hỗ trợ cư dân nước ngoài cũng nhấn mạnh điểm đó: biên lai khấu trừ thuế đến từ nơi làm việc của bạn, trong khi các văn phòng thành phố xử lý các chứng nhận thuế khác nhau.

Bước 1 — Yêu cầu Bộ phận Nhân sự đúng cách (email keigo + các đoạn hội thoại điện thoại bạn có thể sao chép)

Nếu bạn cần tài liệu của mình khẩn cấp (kê khai thuế, thay đổi công việc, giấy tờ học bổng, v.v.), mục tiêu đầu tiên của bạn là làm cho Bộ phận Nhân sự dễ dàng giúp đỡ bạn. Ở Nhật Bản, “dễ dàng” có nghĩa là: tin nhắn ngắn gọn, thời hạn rõ ràng và ngôn ngữ lịch sự (keigo), ngay cả khi bạn đang bực bội.

Là một người làm việc trong lĩnh vực pháp lý tại Nhật Bản, tôi đã thấy rất nhiều sự chậm trễ chỉ đơn giản là do yêu cầu không rõ ràng. Con đường nhanh nhất là yêu cầu (1) năm bạn cần, (2) phương thức giao hàng (PDF, thư, cổng thông tin), và (3) nơi gửi đến đâu để gửi.

Sổ tay cụm từ keigo nhanh (sử dụng những cụm từ này trong email hoặc qua điện thoại)

• お世話になっております。 (Osewa ni natte orimasu) — “Cảm ơn sự hỗ trợ liên tục của bạn / Tôi đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn.”
• 源泉徴収票（2025年分）をいただけますでしょうか。 (Gensen chōshūhyō (Nisen nijūgo-nen bun) o itadakemasu deshou ka) — “Tôi có thể nhận biên lai khấu trừ thuế (cho năm 2025) được không?”
• お忙しいところ恐れ入りますが、いつ頃ご対応いただけますでしょうか。 (Oisogashii tokoro osoreirimasu ga, itsu goro go-taiō itadakemasu deshou ka) — “Xin lỗi đã làm phiền bạn khi bạn bận, nhưng khoảng khi nào bạn có thể xử lý việc này?”
• 何卒よろしくお願い申し上げます。 (Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu) — “Xin cảm ơn trước (rất trang trọng).”

Sao chép/dán: Mẫu email thân thiện với Bộ phận Nhân sự (tiếng Nhật)

Tiêu đề (chọn một):
・源泉徴収票（2025年分）ご送付のお願い
・源泉徴収票（2025年分）交付のお願い

Nội dung email (chỉnh sửa dấu ngoặc vuông):
お世話になっております。[Department]の[Your Name]です。
お忙しいところ恐れ入りますが、確定申告／各種手続きのため、2025年分の源泉徴収票の交付（PDFまたは郵送）をお願いできますでしょうか。
送付先： [your address]（郵送の場合）／送付先メール： [your email]（PDFの場合）
可能でしたら[desired date]までにご対応いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
[Your Name] / [Phone]

Ý nghĩa (tiếng Anh): Bạn đang lịch sự yêu cầu Bộ phận Nhân sự cấp biên lai khấu trừ thuế năm 2025 của bạn, cung cấp cho họ thông tin chi tiết về việc giao nhận và đưa ra thời hạn rõ ràng.

Sao chép/dán: Đoạn hội thoại điện thoại (tiếng Nhật + romaji + ý nghĩa)

• お忙しいところ恐れ入ります。人事ご担当の方はいらっしゃいますでしょうか。
  (Oisogashii tokoro osoreirimasu. Jinji go-tantō no kata wa irasshaimasu deshou ka.)
  — “Xin lỗi đã làm phiền bạn. Người phụ trách Bộ phận Nhân sự có ở đây không?”
• 源泉徴収票（2025年分）の件で、発行状況を確認したくお電話しました。
  (Gensen chōshūhyō (Nisen nijūgo-nen bun) no ken de, hakkō jōkyō o kakunin shitaku o denwa shimashita.)
  — “Tôi gọi điện để xác nhận tình trạng cấp phát biên lai khấu trừ thuế của tôi (cho năm 2025).”
• 恐れ入りますが、いつ頃いただけますでしょうか。
  (Osoreirimasu ga, itsu goro itadakemasu deshou ka.)
  — “Xin lỗi, nhưng khoảng khi nào tôi có thể nhận được nó?”

Mẹo gửi email trong kinh doanh tại Nhật Bản (những điều nhỏ giúp mọi việc nhanh hơn)

• Đặt năm vào dòng tiêu đề (ví dụ: “2025”). Bộ phận Nhân sự xử lý nhiều năm cùng lúc vào tháng 1–3.
• Đưa ra một thời hạn cụ thể (“trước ngày 16 tháng 3 năm 2026” nếu đó là để nộp hồ sơ). Tránh chỉ dùng “càng sớm càng tốt”.
• Cung cấp hai lựa chọn giao hàng (PDF hoặc bưu điện). Hãy để họ chọn điều mà quy trình của họ cho phép.

Thực tế của người nước ngoài: bạn không đơn độc (những trải nghiệm thực tế)

Tình huống “biên lai khấu trừ thuế Nhật Bản (gensen choshuhyo) chưa nhận được” xuất hiện lặp đi lặp lại trong các cộng đồng người nước ngoài, thường là ngay khi ai đó thay đổi công việc hoặc đến hạn nộp giấy tờ.

Một cư dân nước ngoài chia sẻ trên Reddit: “Công việc hiện tại của tôi yêu cầu 源泉徴収票 và tôi nhận ra mình không có nó. Công ty cũ của tôi không cấp hoặc gửi cho tôi bất cứ thứ gì sau khi tôi nghỉ việc.”
Nguồn: Chủ đề Reddit r/japanlife về việc thiếu gensen choshuhyo

Một người khác viết: “Tôi cũng không nhận được chứng nhận khấu trừ thuế (gensen chōshūhyō) trong hai năm đó.”
Nguồn: Bài đăng r/japanlife đề cập đến việc không nhận được

Trải nghiệm cá nhân có thể khác nhau. Sử dụng các quy trình chính thức (dưới đây) cho các quyết định và thời hạn.

Bước 2 — Nếu họ trì hoãn: những gì cần ghi lại (ngày/tên) và những bằng chứng cần giữ

Nếu Bộ phận Nhân sự nói “chúng tôi đang xử lý” nhưng không có gì đến, hãy chuyển sang chế độ ghi lại tài liệu. Điều này không phải là đối đầu — mà là để bảo vệ bản thân và làm cho bước leo thang tiếp theo (Bước 3) diễn ra suôn sẻ hơn.

Nhật Bản có một khái niệm giao tiếp nơi làm việc gọi là Hōrensō (thường được viết là 報連相), viết tắt của “Báo cáo, Liên hệ, Tham khảo”. Nhiều nơi làm việc ở Nhật Bản mong đợi bạn cập nhật thông tin cho các bên liên quan và chia sẻ sự thật (không phải cảm xúc) khi có vấn đề.

Những gì NTA mong đợi bạn giữ (hãy làm điều này ngay cả khi bạn cảm thấy ngại)

Tờ kiểm tra trước của NTA cho thông báo không cấp nói rằng “bằng chứng” của bạn có thể là chính thức (email) hoặc không chính thức (một bản ghi nhớ), nhưng bạn nên giữ chi tiết yêu cầu của mình. Cụ thể, nó yêu cầu bạn ghi lại:

1. Khi nào bạn yêu cầu cấp phát (ngày/giờ)
2. Ở đâu bạn yêu cầu (điện thoại, trực tiếp, email)
3. Ai bạn đã nói chuyện (tên/bộ phận)
4. Làm thế nào bạn yêu cầu (gọi điện, thư, cuộc họp)
5. Những gì đã được nói (phản hồi của họ, lời hứa, từ chối, “vui lòng chờ”, v.v.)

Danh sách kiểm tra bằng chứng (in hoặc chụp ảnh màn hình)

• Bản sao/ảnh chụp màn hình email và tin nhắn trò chuyện yêu cầu cấp phát
• Nhật ký cuộc gọi + một bản ghi nhớ ngắn về cuộc hội thoại (5 điểm trên)
• Phiếu lương (給与支払明細書) — NTA liệt kê rõ ràng các bản sao phiếu lương là một tài liệu đính kèm thông thường nếu bạn có chúng
• Bất cứ thứ gì chứng minh ngày làm việc/nghỉ việc (thư mời làm việc, email nghỉ việc, v.v.)
• Bằng chứng bưu điện nếu bạn gửi thư (tùy chọn, nhưng hữu ích)

Nhịp điệu theo dõi thực tế (kiểu Hōrensō)

Giữ các cuộc theo dõi ngắn gọn và đúng sự thật. Một mẫu đơn giản là: (1) những gì bạn yêu cầu, (2) khi nào, (3) những gì bạn cần bây giờ, (4) trước khi nào.

Không chắc chắn về trường hợp của bạn? Hãy hỏi trên LO-PAL.

Bước 3 — Leo thang lên cơ quan thuế của bạn: thông báo “không cấp” của NTA + trợ giúp LO-PAL

Nếu thời hạn cấp phát đã qua và người sử dụng lao động của bạn vẫn không cấp biên lai, NTA cung cấp một con đường chính thức: nộp thông báo không cấp cho cơ quan thuế địa phương của bạn. Trên trang web của NTA, điều này được mô tả là quy trình khi biên lai khấu trừ thuế không được người chi trả cấp.

Ý chính là: sau khi bạn nộp, cơ quan thuế có thể đưa ra hướng dẫn hành chính cho người sử dụng lao động của bạn để cấp biên lai. NTA cũng lưu ý rõ ràng một hạn chế: hướng dẫn này không có tính ràng buộc pháp lý, và bạn nên tiếp tục yêu cầu cấp phát cho mình song song.

Trước khi nộp: xác nhận bạn đang sử dụng đúng quy trình

• Đã quá thời hạn cấp phát chưa? (1 tháng sau khi nghỉ việc, hoặc ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo)
• Đó có phải là lương từ việc làm không? Nếu đó là khoản bồi thường kiểu nhà thầu, bạn có thể không được cấp biên lai khấu trừ lương.
• Bạn có đang yêu cầu cấp lại không? Nếu bạn đã nhận được nó một lần, NTA nói rằng quy trình này không dành cho việc cấp lại — bạn phải yêu cầu người sử dụng lao động một lần nữa.

Những gì cần nộp (biểu mẫu chính thức của NTA)

• Mẫu: 源泉徴収票不交付の届出書 (Nguồn: PDF của NTA)
• Đọc cái này trước (tờ kiểm tra trước / cảnh báo): “Trước khi nộp” danh sách kiểm tra (Nguồn: PDF của NTA)

Các tài liệu đính kèm NTA thường mong đợi

• Bản sao phiếu lương (nếu bạn có)
• Bằng chứng bạn đã yêu cầu cấp phát (ảnh chụp màn hình email là lý tưởng), hoặc ít nhất là một bản ghi nhớ với các chi tiết “khi nào/ở đâu/ai/làm thế nào/những gì đã được nói”

Cách nộp (và ở đâu)

Theo trang quy trình của NTA, bạn có thể nộp thông báo không cấp bằng cách sử dụng e-Tax (NTA đề cập đến việc tải phần mềm e-Tax), và nó cũng lưu ý bạn có thể chuẩn bị trên giấy và nộp trực tiếp hoặc qua thư. Nó được nộp cho cơ quan thuế (zeimusho) có thẩm quyền đối với địa chỉ thuế của bạn (納税地等を所轄する税務署).

Để tìm cơ quan thuế chính xác, sử dụng trang tổ chức của NTA cho phép bạn tìm kiếm theo mã bưu điện/địa chỉ hoặc bản đồ: “Tìm cơ quan thuế của bạn” (Nguồn: NTA).

Những gì cần nói tại quầy thuế (tiếng Nhật + romaji + ý nghĩa)

• 源泉徴収票を会社から受け取れません。「源泉徴収票不交付の届出書」について相談したいです。 (Gensen chōshūhyō o kaisha kara uketoremasen. "Gensen chōshūhyō fukōfu no todokedesho" ni tsuite sōdan shitai desu.) — Tôi không thể nhận biên lai khấu trừ thuế từ công ty. Tôi muốn tư vấn về “thông báo không cấp biên lai khấu trừ thuế”.
• 給与明細と連絡の記録を持ってきました。 (Kyūyo meisai to renraku no kiroku o motte kimashita.) — Tôi đã mang theo phiếu lương và hồ sơ liên lạc.

Nếu bạn chỉ cần nộp (và Bộ phận Nhân sự không phản hồi): thêm một lựa chọn chính thức cần biết

Ngoài việc “nhận được biên lai vật lý”, NTA đã mở rộng các hệ thống mà thông tin biên lai khấu trừ thuế có thể được lấy cho e-Tax thông qua liên kết MyNaPortal, nếu người sử dụng lao động của bạn đã nộp dữ liệu trực tuyến cho cơ quan thuế. NTA giải thích rằng thời gian phụ thuộc vào thời điểm người sử dụng lao động của bạn nộp thông tin biên lai khấu trừ thuế cho cơ quan thuế, và đó là một phần của tính năng liên kết MyNaPortal/e-Tax.

Điều này sẽ không khắc phục được một người sử dụng lao động từ chối hợp tác, nhưng nó có thể là một biện pháp dự phòng hữu ích cho việc kê khai thuế khi dữ liệu có sẵn. Bắt đầu từ đây: “Lấy thông tin từ e-Tax (liên kết MyNaPortal)” (Nguồn: NTA) và trang đặc biệt liên kết MyNaPortal (Nguồn: NTA).

Nếu bạn muốn xác nhận qua điện thoại (đường dây tư vấn NTA)

NTA cung cấp một đường dây điện thoại tư vấn quốc gia. Đối với các câu hỏi chung, bạn có thể gọi 0570-00-5901 và làm theo hướng dẫn; trang của NTA liệt kê các tùy chọn menu và cho thấy rằng “thuế khấu trừ / điều chỉnh cuối năm” là một trong các danh mục. Chi tiết: Trang bàn tư vấn NTA.

FAQ

Đây là những “sai lầm” phổ biến nhất mà tôi thấy trong số những người nước ngoài xử lý giấy tờ thuế Nhật Bản dưới áp lực thời gian.

Tôi có thể lấy gensen choshuhyo từ ủy ban thành phố/quận không?

Không. Người sử dụng lao động của bạn cấp gensen choshuhyo. Các văn phòng thành phố/quận cấp các chứng nhận khác (các tài liệu liên quan đến thuế cư trú), không phải biên lai khấu trừ lương của bạn.

Thông báo không cấp của NTA có phải là cách để cấp lại biên lai nếu tôi làm mất không?

Không. NTA nói rõ rằng quy trình không cấp không dành cho việc cấp lại một biên lai mà bạn đã nhận được. Việc cấp lại phải được yêu cầu từ người sử dụng lao động.

Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi được trả tiền với tư cách là một nhà thầu?

NTA cảnh báo rằng nếu khoản thanh toán không phải là tiền lương từ việc làm (ví dụ, bồi thường theo một thỏa thuận hợp đồng), bạn có thể không được cấp biên lai khấu trừ lương. Trong trường hợp đó, hãy xác nhận phân loại công việc của bạn và những tài liệu thuế nào áp dụng cho tình huống của bạn.

Điều gì xảy ra sau khi tôi nộp thông báo không cấp?

Cơ quan thuế có thể đưa ra hướng dẫn hành chính cho người sử dụng lao động để cấp biên lai, nhưng NTA lưu ý rằng hướng dẫn này không có tính ràng buộc pháp lý. Bạn cũng nên tiếp tục yêu cầu cấp phát cho mình.

Các bài viết liên quan

• Cách kê khai Kakutei Shinkoku bằng tiếng Anh (2026): Hướng dẫn e-Tax cho người nước ngoài tại Nhật Bản
• Rishokuhyo bị chậm trễ? Cách bắt đầu nhận trợ cấp thất nghiệp Hello Work ở Nhật Bản (2026)
• Các ứng dụng dịch thuật tốt nhất cho cư dân nước ngoài tại Nhật Bản (2026)

Cần thêm trợ giúp? Hỏi trên LO-PAL

Tôi đã xây dựng LO-PAL để người nước ngoài ở Nhật Bản có thể nhanh chóng kết nối với những người trợ giúp địa phương Nhật Bản khi hệ thống “rõ ràng” trên giấy tờ nhưng lại khó khăn trong thực tế. Đừng mạo hiểm nghỉ làm chỉ để bị gửi về nhà vì thiếu tài liệu hoặc rào cản ngôn ngữ — hãy đăng tình huống của bạn và đặt lịch hẹn với một người trợ giúp để họ đi cùng bạn, phiên dịch tại quầy và giúp bạn nộp đúng giấy tờ NTA ngay lần đầu tiên.