Hướng dẫn nhận thẻ My Number tại Nhật Bản: Bưu thiếp thông báo, đặt lịch hẹn và mã PIN (Checklist)

Checklist nhanh về bưu thiếp thông báo cấp thẻ, đặt lịch, những gì cần mang theo và cài đặt/khôi phục mã PIN.

Ngay khi nhận được thông báo cấp thẻ (交付通知書), bạn hãy đặt lịch hẹn và chuẩn bị các mã PIN trước khi đến — phần lớn trường hợp phải đi lại đều do trì hoãn đặt lịch hoặc bị khóa mã PIN.

Đây là một phần trong hướng dẫn của chúng tôi về Đăng ký thẻ My Number cho người nước ngoài tại Nhật Bản 2026: hướng dẫn nhanh, áp dụng trên toàn quốc (ngay cả khi bạn đã làm mất biểu mẫu).

Thông báo cấp thẻ (交付通知書) là gì và cần làm gì ngay lập tức

Thông báo cấp thẻ là tin nhắn "thẻ của bạn đã sẵn sàng" từ chính quyền địa phương của bạn — thường dưới dạng bưu thiếp, đôi khi là thư A4 nếu bị gửi trả lại. Cổng thông tin quốc gia giải thích quy trình cơ bản và rằng bạn nên đến nhận trước thời hạn ghi trên thông báo: Cổng thông tin thẻ My Number: cách nhận thẻ của bạn.

Kiểm tra thời hạn nhận thẻ được in trên thông báo (đừng nghĩ rằng bạn có thể đến nhận bất cứ lúc nào).
Tìm phương pháp đặt lịch hẹn (URL/QR/điện thoại) và bất kỳ “mã đặt lịch hẹn” nào được in trên thông báo.
Xác nhận địa điểm nhận thẻ (đó là quầy/trung tâm được chỉ định của chính quyền địa phương nơi bạn đã đăng ký).
Chọn mã PIN của bạn ngay bây giờ (xem bảng mã PIN bên dưới) để tránh bối rối khi đến quầy.

Nếu bạn chưa nhận được (hoặc làm mất): cách xử lý nhanh

Thời gian thay đổi tùy theo từng chính quyền địa phương: trang web quốc gia cho biết thông báo thường được gửi đến khoảng một tháng sau khi đăng ký, nhưng một số chính quyền địa phương thông báo có thể mất 1,5–2 tháng tùy thuộc vào khối lượng công việc. Nếu đã quá thời gian này, bạn nên bắt đầu tìm cách xử lý.

Tình huống	Lý do phổ biến nhất	Hãy làm điều này ngay
Không có thông báo sau ~6–8 tuần	Quá trình xử lý bị tồn đọng (thay đổi tùy theo thành phố/khu vực)	Gọi đến quầy My Number của chính quyền địa phương bạn, hoặc sử dụng danh sách đường dây nóng chính thức để được hướng dẫn.
Bạn đã chuyển nhà và sử dụng dịch vụ chuyển thư	Nhiều chính quyền địa phương gửi thông báo dưới dạng “không chuyển tiếp” (転送不要)	Cập nhật địa chỉ đăng ký cư trú (住民票) của bạn và yêu cầu chính quyền địa phương gửi lại hoặc hướng dẫn các bước nhận thẻ.
Đã quá thời hạn	Thẻ có thể vẫn được giữ trước khi bị hủy	Liên hệ với chính quyền địa phương của bạn càng sớm càng tốt; một số chính quyền địa phương công bố rằng việc nhận thẻ vẫn có thể thực hiện được nếu thẻ chưa bị hủy.
Bạn làm mất thông báo	Điều đó vẫn xảy ra	Hỏi chính quyền địa phương của bạn về việc cấp lại thông báo hoặc tiến hành bằng ID thay thế; một số chính quyền địa phương nêu rõ rằng việc nhận thẻ có thể thực hiện được mà không cần thông báo nếu bạn mang theo đủ giấy tờ tùy thân.

Đường dây trợ giúp (toàn quốc): số điện thoại + giờ làm việc

Hãy sử dụng các số này khi bạn gặp khó khăn, đặc biệt là đối với các quy tắc chung, thông báo mất/cắp, hoặc nơi cần hỏi tiếp theo. Giờ làm việc và các tùy chọn ngôn ngữ nước ngoài được liệt kê trên trang liên hệ của cổng thông tin thẻ My Number.

Hỗ trợ	Điện thoại	Giờ làm việc (giờ Nhật Bản)	Ghi chú
Tổng đài My Number miễn phí	0120-95-0178	Các ngày trong tuần 9:30–20:00; cuối tuần/ngày lễ 9:30–17:30 (một số tùy chọn menu đến 20:00)	Thông báo mất/cắp hoạt động 24/7
Trung tâm cuộc gọi thẻ My Number (navidial)	0570-783-578	8:30–20:00	Áp dụng phí cuộc gọi
Nếu các số trên không kết nối được (điện thoại IP, v.v.)	050-3818-1250	(Xem trang chính thức)	Đường dây tính phí
Các ngôn ngữ nước ngoài (thẻ/thông báo/thông báo mất)	0120-0178-27	Tiếng Anh/Tiếng Trung/Tiếng Hàn/Tiếng Tây Ban Nha/Tiếng Bồ Đào Nha: hàng ngày 8:30–20:00	Thông báo mất hoạt động 24/7

Đặt lịch nhận thẻ + checklist ngày nhận (cần mang gì, họ sẽ hỏi gì)

Nhiều chính quyền địa phương yêu cầu đặt lịch hẹn, và một số nêu rõ rằng bạn chỉ có thể đặt lịch sau khi thông báo đến. Hãy đặt lịch hẹn sớm nhất có thể.

Đặt lịch hẹn sử dụng phương pháp ghi trên 交付通知書 của bạn (web/QR/điện thoại).
Chọn địa điểm chính xác nếu chính quyền địa phương của bạn có nhiều quầy/trung tâm.
Đến sớm (khoảng 10–15 phút) vì việc kiểm tra ID + cài đặt mã PIN mất thời gian.

Mang theo những thứ này (tối thiểu)

Checklist của cổng thông tin thẻ My Number chính thức để nhận thẻ bao gồm: thông báo cấp thẻ + giấy tờ tùy thân, cùng với các vật phẩm thông báo cũ của bạn nếu bạn vẫn còn giữ chúng: Các giấy tờ cần thiết để nhận thẻ của bạn.

交付通知書 (bưu thiếp/thư thông báo cấp thẻ)
Giấy tờ tùy thân (thường là: 1 giấy tờ có ảnh, hoặc 2 giấy tờ không có ảnh)
Thẻ thông báo / thư thông báo của bạn (nếu bạn vẫn còn giữ)
Bất kỳ thẻ My Number hiện có nào (nếu đây là một bản cập nhật/cấp lại)
Thẻ cư trú (在留カード) nếu đó là một trong những giấy tờ tùy thân chính của bạn (thông thường đối với người nước ngoài)

Điều thường xảy ra tại quầy (các câu hỏi thường gặp)

Bước tại quầy	Nhân viên làm gì	Nhiệm vụ của bạn
1) Kiểm tra danh tính	Xác nhận tên/địa chỉ và kiểm tra ID của bạn	Giao ID ngay lập tức; sẵn sàng xác nhận địa chỉ đăng ký hiện tại của bạn
2) Cài đặt mã PIN	Hướng dẫn bạn cài đặt mã PIN (暗証番号) cho các chức năng của thẻ	Nhập mã PIN đã chuẩn bị của bạn một cách cẩn thận (xem các quy tắc bên dưới)
3) Kích hoạt / Bàn giao	Hoàn tất việc cấp thẻ và bàn giao thẻ cho bạn	Kiểm tra tên/địa chỉ của bạn được in trên thẻ trước khi rời đi

Các khoản phí phổ biến (kiểm tra nhanh thực tế)

Mục	Chi phí thông thường	Nguồn
Cấp thẻ lần đầu	Miễn phí	FAQ chính thức về phí đăng ký
Thay thế do mất, v.v.	Thường là 1.000 yên (bao gồm phí cấp lại chứng thư điện tử)	Ví dụ FAQ của chính quyền địa phương: Thành phố Yokosuka
Đặt lại mã PIN tại quầy chính quyền địa phương	Thường miễn phí	Ví dụ trang của chính quyền địa phương: Thành phố Saitama

Mã PIN & kích hoạt: những gì bạn sẽ cài đặt, bị khóa và cách phục hồi nhanh nhất

Bạn có thể đặt các mã PIN khác nhau cho mỗi chức năng, nhưng nhiều người đặt ba mã PIN 4 chữ số giống nhau để tiện lợi. Một số chính quyền địa phương giải thích rằng thẻ sử dụng bốn mã PIN và ba trong số đó có thể là cùng một mã 4 chữ số.

Quy tắc mã PIN (ghi nhớ bảng này)

Những độ dài và số lần khóa này được các chính quyền địa phương công bố rộng rãi (ví dụ: Quy tắc mã PIN của Thành phố Koto).

Mã PIN (Tên tiếng Nhật)	Độ dài	Bị khóa sau	Sử dụng cho
Chứng thư chữ ký (署名用電子証明書)	6–16 ký tự (chữ cái + số)	5 lần thử sai (tích lũy)	Ký trực tuyến (e-Tax, một số ứng dụng)
Xác thực người dùng (利用者証明用電子証明書)	4 chữ số	3 lần thử sai (tích lũy)	Đăng nhập (MyNaPortal, chứng thư tại cửa hàng tiện lợi, v.v.)
Đăng ký cư dân cơ bản (住民基本台帳用)	4 chữ số	3 lần thử sai (tích lũy)	Các thủ tục liên quan đến việc chuyển nhà, một số quy trình của chính quyền địa phương
Hỗ trợ nhập thông tin thẻ (券面事項入力補助用)	4 chữ số	3 lần thử sai (tích lũy)	Đọc thông tin đã in vào các ứng dụng/dịch vụ

Bị khóa: checklist “đừng làm mọi thứ tệ hơn”

Đừng đoán mò nữa. 3 lần nhập sai (4 chữ số) hoặc 5 lần nhập sai (chữ ký) sẽ khiến bạn bị khóa.
Tin tốt: nhiều chính quyền địa phương lưu ý rằng bộ đếm khóa sẽ xóa khi bạn nhập đúng mã PIN.
Khôi phục nhanh nhất: đến quầy chính quyền địa phương để đặt lại mã PIN nếu bạn quên tất cả (phổ biến và thường miễn phí).
Khôi phục có thể thực hiện “không cần đến quầy”: một số chính quyền địa phương hỗ trợ quy trình đặt lại mã PIN chứng thư điện tử thông qua ứng dụng + ki-ốt cửa hàng tiện lợi, nhưng nhìn chung nó yêu cầu bạn vẫn phải biết ít nhất một trong hai mã PIN chứng thư điện tử; xem ví dụ giải thích trên hướng dẫn đặt lại của Thành phố Saitama.

Sử dụng LO-PAL để lưu giữ thông báo → đặt lịch hẹn → giấy tờ nhận thẻ → kế hoạch mã PIN của bạn tại một nơi, và Quay lại hướng dẫn đầy đủ.