Những Quy Định Về Visa Nhật Bản: Quy Tắc 14 Ngày Ít Người Nắm Rõ

Thông tin cập nhật tính đến tháng 4 năm 2026 dựa trên thủ tục thông báo 14 ngày của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, hướng dẫn thu hồi 在留資格 của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, các loại thu hồi của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, và 労基法16条 về các khoản bồi thường thiệt hại được tính trước.

Hầu hết các hợp đồng lao động Nhật Bản đều không đề cập đến các vấn đề liên quan đến visa. Khi có nhắc đến, ngôn ngữ thường nói về sự hợp tác của nhân viên trong việc hoàn tất hồ sơ cho nhà tuyển dụng — chứ không phải ngược lại. Đối với các chuyên gia nước ngoài, sự mất cân bằng này tạo ra rủi ro sau khi chấm dứt hợp đồng, bất kể hợp đồng đó công bằng hay không. Bài viết này sẽ trình bày các quy định nhập cư có hiệu lực cao hơn hợp đồng của bạn, các điều khoản dành riêng cho người nước ngoài cần đàm phán trước khi ký, và các bước cụ thể để bảo vệ visa của bạn nếu việc làm kết thúc không như mong muốn.

Hai quy tắc có hiệu lực cao hơn hợp đồng của bạn

Quy tắc 1: Thông báo 14 ngày (入管法19条の16)

Mỗi người nước ngoài có visa dạng làm việc phải tự mình thông báo cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh trong vòng 14 ngày kể từ khi xảy ra bất kỳ điều nào sau đây:

• Chấm dứt hợp đồng (sa thải hoặc tự nguyện nghỉ việc)
• Thay đổi tên hoặc địa chỉ của nhà tuyển dụng
• Nhà tuyển dụng ngừng hoạt động (phá sản, đóng cửa)
• Bắt đầu hợp đồng lao động mới

Thông báo này được gọi là 所属機関等に関する届出. Bạn có thể nộp:

• Trực tuyến tại cổng thông tin trực tuyến (ens-immi.moj.go.jp)
• Qua thư gửi đến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Khu vực Tokyo
• Trực tiếp tại văn phòng Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương của bạn

Nghĩa vụ này là của bạn, không phải của nhà tuyển dụng. Không có khoản phạt nào cho việc bỏ lỡ thời hạn, nhưng lịch sử nộp hồ sơ sẽ được xem xét tại mỗi lần gia hạn visa và nộp đơn xin thường trú. Việc không nộp hoặc nộp trễ sẽ bị ghi nhận chống lại bạn.

Quy tắc 2: Quy tắc 3 tháng (入管法22条の4第1項7号)

在留資格 của bạn có thể bị thu hồi nếu bạn không thực hiện các hoạt động được cấp phép (tức là công việc mà loại visa của bạn cho phép) trong 3 tháng liên tục trở lên mà không có "lý do chính đáng".

Thời điểm bắt đầu tính:

• Sa thải → ngày đầu tiên sau ngày làm việc cuối cùng của bạn
• Tự nguyện nghỉ việc → ngày đầu tiên sau ngày làm việc cuối cùng của bạn
• Kết thúc hợp đồng có thời hạn → ngày đầu tiên sau khi hợp đồng kết thúc
• Nghỉ thai sản/ốm đau kéo dài hơn 3 tháng → có thể kích hoạt xem xét tùy thuộc vào cách nhà tuyển dụng xử lý

"Lý do chính đáng" được chấp nhận:

• Tích cực tìm kiếm việc làm phù hợp với 在留資格 của bạn
• Tình trạng sức khỏe được chứng minh bằng tài liệu ngăn cản việc làm
• Nghĩa vụ chăm sóc tạm thời

Tìm kiếm việc làm tích cực là lý do chính đáng phổ biến nhất. Hãy nộp thông báo 14 ngày, giữ lại hồ sơ các đơn ứng tuyển và phỏng vấn, và — nếu quá trình tìm kiếm kéo dài hơn 3 tháng — hãy xem xét nộp đơn xin chuyển đổi tư cách sang 特定活動 (hoạt động tìm việc được chỉ định) như một biện pháp bảo toàn.

Các điều khoản hợp đồng cần yêu cầu trước khi ký

Hợp đồng lao động tiêu chuẩn của Nhật Bản hoàn toàn bỏ qua các vấn đề về visa. Các nhân sự cấp cao là người nước ngoài thường có thể đàm phán để đưa các điều khoản sau vào hợp đồng hoặc một văn bản phụ trợ:

Điều khoản A: Hợp tác khai báo 14 ngày

"Khi hợp đồng này chấm dứt vì bất kỳ lý do gì, Công ty sẽ nhanh chóng cung cấp cho Nhân viên tất cả các tài liệu cần thiết một cách hợp lý để thông báo 入管法 所属機関等届出, bao gồm thư xác nhận chấm dứt, ngày làm việc, và mô tả vai trò. Công ty sẽ phản hồi các yêu cầu tài liệu đó trong vòng 7 ngày kể từ khi có yêu cầu."

Điều này ngăn cản nhà tuyển dụng trì hoãn việc xử lý giấy tờ sa thải, đây là cách phổ biến nhất khiến các thông báo 14 ngày bị chậm trễ.

Điều khoản B: Lý do sa thải bằng văn bản

"Trong trường hợp sa thải, Công ty sẽ cung cấp cho Nhân viên một bản 解雇理由証明書 bằng cả tiếng Nhật và tiếng Anh trong vòng 14 ngày kể từ khi chấm dứt hợp đồng. Theo yêu cầu của Nhân viên, Công ty sẽ cung cấp thêm các tài liệu bổ sung cần thiết cho các hồ sơ 在留資格."

Bản 解雇理由証明書 là yêu cầu pháp lý khi có yêu cầu theo 労基法22条, nhưng phiên bản tiếng Anh và sự hợp tác bổ sung thì không — ngôn ngữ hợp đồng rõ ràng ngăn chặn các tranh chấp.

Điều khoản C: Khấu hao hoàn trả

"Bất kỳ khoản tiền thưởng ký hợp đồng, trợ cấp chuyển nơi ở, hoặc nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo nào sẽ được khấu hao hàng tháng trong vòng 12 tháng kể từ ngày Nhân viên bắt đầu làm việc. Khi chấm dứt hợp đồng vì bất kỳ lý do gì, bất kỳ phần chưa được khấu hao nào sẽ được hoàn trả theo tỷ lệ. Không có nghĩa vụ hoàn trả toàn bộ nào sẽ áp dụng sau 12 tháng làm việc liên tục."

Nếu không có khấu hao, khoản tiền thưởng ký hợp đồng 1,5 triệu yên với điều khoản "phải hoàn trả nếu bạn rời đi trong vòng 2 năm" thực chất là một sự ràng buộc 2 năm. Khấu hao giới hạn trường hợp xấu nhất.

Điều khoản D: Nghỉ phép mà không làm gián đoạn tư cách

"Trong bất kỳ kỳ nghỉ phép có lương hoặc không lương nào kéo dài hơn 30 ngày (bao gồm nghỉ thai sản, nghỉ ốm, hoặc nghỉ phép cá nhân), Công ty sẽ duy trì mối quan hệ 所属機関 của Nhân viên cho mục đích 在留資格 và cung cấp bất kỳ tài liệu nào được yêu cầu bởi Cục Quản lý Xuất nhập cảnh để xác nhận việc làm liên tục."

Nếu không có điều này, một số nhà tuyển dụng về mặt kỹ thuật sẽ tạm ngừng "mối quan hệ lao động" trong thời gian nghỉ không lương — điều này có thể gây ra các vấn đề về quy tắc 3 tháng đối với người nước ngoài đang trong kỳ nghỉ ốm hoặc thai sản.

Điều khoản hoàn trả — biết điều gì là có thể thực thi

Theo 労基法16条, nhà tuyển dụng không thể tính trước các khoản bồi thường thiệt hại hoặc áp đặt các khoản phạt cho việc tự nguyện nghỉ việc (違約金・損害賠償予定の禁止). Nhưng các thỏa thuận "giống như khoản vay" trong đó nhà tuyển dụng thực sự cung cấp một thứ gì đó trước và yêu cầu hoàn trả lại được xử lý khác.

Loại hoàn trả	Khả năng thực thi
Tiền thưởng ký hợp đồng 1 triệu yên, hoàn trả đầy đủ nếu rời đi trong vòng 2 năm	Có khả năng vô hiệu — 日本ポラロイド事件 (東京地判平15.3.31) đã vô hiệu hóa ngay cả điều khoản hoàn trả 2 triệu yên, 1 năm vì vi phạm 労基法16条
Tiền thưởng ký hợp đồng 1 triệu yên, khấu hao hàng tháng trong 12 tháng	Chỉ có thể thực thi đối với phần chưa khấu hao
Trợ cấp chuyển nơi ở 500 nghìn yên, hoàn trả nếu rời đi trong vòng 6 tháng	Thường có thể thực thi — thời gian ngắn, số tiền hợp lý, chi phí thực tế
Chi phí đào tạo ở nước ngoài, hoàn trả nếu rời đi trong vòng 3 năm sau khi hoàn thành	Chỉ có thể thực thi nếu đào tạo là tự nguyện và dành cho các kỹ năng đa dụng (không phải kỹ năng cụ thể cho công việc)
Đào tạo tiếng Nhật, hoàn trả 800 nghìn yên nếu rời đi trong vòng 2 năm	Mấp mé ranh giới — thường bị bác bỏ vì là đào tạo bắt buộc, cụ thể cho công việc

Nếu một điều khoản hoàn trả được viện dẫn chống lại bạn và số tiền thực thi vượt quá giá trị còn lại của lợi ích đã nhận, hãy lập luận vi phạm 労基法16条. Khi đó, nhà tuyển dụng có nghĩa vụ chứng minh điều khoản đó là một thỏa thuận cho vay thực sự chứ không phải là một hình phạt.

Thời gian từ sa thải đến visa

Nếu hợp đồng của bạn chấm dứt (sa thải hoặc tự nguyện nghỉ việc), hãy làm theo trình tự chính xác này:

1. Ngày 0: Ngày làm việc cuối cùng. Lấy:
   • 解雇理由証明書 (khi có yêu cầu, nếu bị sa thải) — 労基法22条
   • 離職票 — do nhà tuyển dụng cấp, cần thiết cho trợ cấp thất nghiệp
   • 雇用保険被保険者証 và 源泉徴収票
2. Ngày 1–14: Nộp 所属機関等届出 (thông báo 14 ngày) trực tuyến hoặc tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh
3. Ngày 1–30: Bắt đầu tích cực tìm kiếm việc làm, ghi lại tất cả các đơn ứng tuyển và hồ sơ phỏng vấn
4. Ngày 14–30: Đăng ký tại Hello Work nếu đủ điều kiện nhận trợ cấp thất nghiệp 雇用保険
5. Ngày 30–90: Nếu việc tìm kiếm việc làm kéo dài, hãy tham khảo ý kiến luật sư nhập cư về việc bảo toàn tư cách của bạn thông qua việc chuyển sang 特定活動 (tìm việc)
6. Trước Ngày 90: Tìm được việc làm mới HOẶC nộp đơn xin thay đổi tư cách. Đừng để đồng hồ 3 tháng hết hạn
7. Khi bắt đầu công việc mới: Nộp thông báo 14 ngày thứ hai cho nhà tuyển dụng mới

Trường hợp đặc biệt: 高度専門職 (Chuyên gia có trình độ cao)

高度専門職1号 gắn liền với một nhà tuyển dụng cụ thể. Nếu bạn mất nhà tuyển dụng đó, tư cách sẽ không tự động chuyển — bạn phải nộp đơn xin thay đổi nhà tuyển dụng trong vòng 3 tháng. Việc tính điểm 高度専門職 cũng được đặt lại, và bất kỳ điểm tích lũy nào từ nhà tuyển dụng trước có thể không được chuyển tiếp cho mục đích nộp đơn 永住.

Nếu bạn dự định rời khỏi nhà tuyển dụng có tư cách 高度専門職, hãy bắt đầu quá trình chuyển đổi sang 高度専門職2号 (giấy phép làm việc vĩnh viễn sau 3 năm có tư cách 1号) hoặc thay đổi tư cách trước khi chấm dứt hợp đồng. Việc chuyển đổi giữa kỳ chấm dứt là có thể nhưng khá gấp rút về mặt vận hành.

Trường hợp đặc biệt: nghỉ thai sản/ốm đau kéo dài hơn 3 tháng

Nghỉ thai sản theo luật định của Nhật Bản có thể kéo dài tới 2 năm trong các trường hợp đặc biệt. Nhân viên nước ngoài trong kỳ nghỉ dài nên:

• Lấy xác nhận bằng văn bản từ nhà tuyển dụng rằng mối quan hệ lao động vẫn tiếp tục trong thời gian nghỉ phép
• Duy trì trạng thái tham gia 健康保険 (thường là tự động trong thời gian 育児休業)
• Nếu kỳ nghỉ kéo dài hơn 1 năm, hãy thông báo trước cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh — quy tắc 3 tháng được hiểu linh hoạt đối với nghỉ thai sản có tài liệu nhưng không tự động
• Lập kế hoạch trở lại cùng một vai trò hoặc vai trò tương tự; nếu việc trở lại dẫn đến 業務内容 khác biệt cơ bản, hãy kiểm tra xem nó có còn phù hợp với 在留資格 của bạn hay không

Đối với cải cách nghỉ thai sản năm 2025: xem Cải Cách Nghỉ Thai Sản 2025 tại Nhật Bản.

Trường hợp đặc biệt: 業務委託 (làm việc tự do) và visa

Nếu hợp đồng của bạn là 業務委託 (không phải hợp đồng lao động), việc visa của bạn có cho phép thỏa thuận này hay không phụ thuộc vào 在留資格 của bạn. Kỹ thuật・Kiến thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế (技術・人文知識・国際業務) được thiết kế cho mục đích làm việc theo hợp đồng lao động và ít phù hợp với các thỏa thuận làm việc tự do thuần túy — các thẩm phán nhập cư sẽ xem xét từng trường hợp riêng lẻ khi gia hạn, thường là chống lại người làm việc tự do.

Nếu bạn có tư cách 配偶者 (vợ/chồng) hoặc 永住 (thường trú nhân), làm việc tự do là không bị hạn chế. Đối với 高度専門職 hoặc 技人国, hãy chuẩn bị tài liệu chứng minh sự liên tục và ổn định của thu nhập 業務委託.

Để biết toàn bộ bức tranh về thuế và visa cho người làm việc tự do: Hướng Dẫn Thuế Cho Người Làm Việc Tự Do tại Nhật Bản, Luật Bảo Vệ Người Làm Việc Tự Do tại Nhật Bản.

Các dấu hiệu cảnh báo trong ngôn ngữ liên quan đến visa

Ngôn ngữ điều khoản	Vấn đề	Cách khắc phục
"Nhân viên chịu trách nhiệm duy trì tư cách nhập cư hợp lệ"	Chuyển mọi rủi ro liên quan đến visa cho bạn; nhà tuyển dụng không có nghĩa vụ hợp tác	Thêm Điều khoản A ở trên
"Khi chấm dứt hợp đồng, bất kỳ chi phí visa chưa thanh toán nào phải được hoàn trả"	Việc đặc trưng hóa thành 違約金 có khả năng vô hiệu; cũng tạo ra rủi ro phí sau khi chấm dứt hợp đồng	Xóa hoặc giới hạn ở một số tiền hợp lý theo tỷ lệ
"Nhân viên đồng ý không liên hệ Cục Quản lý Xuất nhập cảnh mà không có sự chấp thuận trước của công ty"	Không thể vượt lên nghĩa vụ khai báo 14 ngày theo luật định của bạn	Xóa hoàn toàn
"Công ty có thể chấm dứt hợp đồng mà không cần báo trước nếu tư cách visa hết hạn"	Không có ý nghĩa pháp lý (hết hạn visa thường do giấy tờ của nhà tuyển dụng gây ra); cũng như thông báo 労基法20条 vẫn áp dụng	Yêu cầu nhà tuyển dụng nộp các tài liệu cần thiết để gia hạn đúng thời hạn

Điểm mấu chốt

Kết quả visa của bạn phụ thuộc vào hai quy tắc nằm ngoài hợp đồng của bạn: thông báo 14 ngày và yêu cầu hoạt động 3 tháng. Hợp đồng của bạn nên bổ sung các nghĩa vụ hợp tác — cung cấp tài liệu, lý do sa thải bằng văn bản, khấu hao hoàn trả, bảo vệ nghỉ phép — nhưng không điều nào trong số đó bỏ qua các quy tắc nhập cư cốt lõi, mà bạn phải tuân thủ.

Nếu bạn đã gặp rắc rối (bỏ lỡ khai báo 14 ngày, sắp đến thời hạn 3 tháng mà chưa có việc làm mới, giấy tờ sa thải không rõ ràng), hãy tham khảo ý kiến luật sư nhập cư ngay lập tức. Hành động sớm bảo toàn các lựa chọn; hành động muộn buộc phải có các giải pháp đắt đỏ.

Để có toàn bộ khung hợp đồng: Hướng Dẫn Hợp Đồng Lao Động tại Nhật Bản Cho Người Nước Ngoài. Nếu bạn bị sa thải và cần trợ cấp thất nghiệp: Hướng Dẫn Về Rishokuhyo và Hello Work.