Hướng dẫn nộp đơn xin nhập học Hoikuen tại Nhật Bản: Từng bước cho phụ huynh nước ngoài

Thông tin được cập nhật tính đến tháng 4 năm 2026 dựa trên các hướng dẫn đăng ký do các quận của Tokyo công bố: quận Kita, quận Arakawa, quận Ota, và Cơ quan Trẻ em và Gia đình (こども家庭庁). Quy định của thành phố/quận của bạn có thể khác nhau — luôn xác nhận lại với văn phòng thành phố/quận của bạn.

Đối với các gia đình nước ngoài, việc nộp đơn xin vào nhà trẻ thường là lần đầu tiên bạn đối mặt với toàn bộ hệ thống quan liêu phức tạp của Nhật Bản: các biểu mẫu tiếng Nhật dày đặc, các lựa chọn thả xuống không được dịch rõ ràng, và các con dấu, chữ ký ở những nơi bạn không ngờ tới. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn từng bước một.

Bước 1: Lấy bộ hồ sơ đăng ký (tháng 8 – đầu tháng 10)

Mỗi thành phố/quận sẽ xuất bản một bản "保育のごあんない" (hoiku no goannai) — "Sổ tay Thông tin Nhà trẻ" hàng năm. Đây là tài liệu chính cho việc đăng ký của năm. Nó chứa:

• Mẫu đơn đăng ký đầy đủ (申込書)
• Mẫu giấy chứng nhận việc làm (就労証明書)
• Bảng hệ thống tính điểm (利用調整基準表)
• Thời hạn nộp đơn và lịch trình
• Danh sách các nhà trẻ với số lượng chỗ trống theo độ tuổi
• Danh sách kiểm tra các tài liệu cần thiết

Nơi để lấy:

• Lấy bản cứng tại văn phòng thành phố/quận của bạn (子育て支援課 hoặc 保育課 / Ban Hỗ trợ Nuôi dưỡng Trẻ em)
• Tải xuống bản PDF từ trang web chính thức của thành phố/quận của bạn
• Một số quận (Setagaya, Suginami) sẽ tự động gửi thư đến các gia đình có trẻ sơ sinh

Hãy lấy nó càng sớm càng tốt — lý tưởng nhất là tháng 8 hoặc đầu tháng 9. Bạn cần thời gian để đọc, hiểu hệ thống tính điểm và ghé thăm các cơ sở tiềm năng trước khi nộp đơn.

Bước 2: Tham quan nhà trẻ (tháng 9)

Hầu hết các nhà trẻ đều cho phép (và mong đợi) phụ huynh đến thăm trước. Việc này được gọi là 見学 (kengaku). Bạn thường cần:

1. Gọi cho nhà trẻ để đặt lịch tham quan (hầu hết đều kín lịch vào giữa tháng 9)
2. Đến thăm trong khoảng thời gian 30–60 phút, thường là vào giữa buổi sáng
3. Xem cơ sở vật chất, gặp gỡ nhân viên, đặt câu hỏi

Những câu hỏi nên hỏi:

• Lịch trình một ngày của nhà trẻ như thế nào? (1日の流れを教えてください)
• Mỗi nhóm tuổi có bao nhiêu nhân viên/trẻ? (各クラスの保育士の配置は？)
• Chính sách khi trẻ bị ốm là gì? (体調不良時の対応はどうなっていますか？)
• Có nhân viên nào nói tiếng Anh không? (英語を話せる先生はいますか？)
• Điểm giới hạn hàng năm của cơ sở này là bao nhiêu? (例年のボーダー指数は？) — nhân viên thường sẽ không trả lời trực tiếp câu này

Hãy ghé thăm ít nhất 3–5 nhà trẻ. Đơn đăng ký của bạn sẽ cho phép bạn xếp hạng nhiều lựa chọn, và bạn cần biết đủ về mỗi nhà trẻ để xếp hạng chúng một cách tự tin.

Bước 3: Điền đơn đăng ký (申込書)

申込書 (mōshikomisho) là tài liệu trung tâm. Nó thường có 2–4 trang với các trường thông tin tiếng Nhật dày đặc. Dưới đây là những gì mỗi phần yêu cầu:

Phần	Tiếng Nhật	Nên viết gì
Thông tin trẻ	児童の情報	Tên (bằng katakana cho tên nước ngoài), Ngày sinh, giới tính, địa chỉ hiện tại, quốc tịch
Thông tin phụ huynh 1	保護者① (父 or 母)	Tên, Ngày sinh, nghề nghiệp, tên chủ lao động, địa chỉ làm việc, điện thoại
Thông tin phụ huynh 2	保護者②	Các trường thông tin tương tự như trên
Thành viên hộ gia đình	世帯員	Tất cả những người sống cùng địa chỉ — anh chị em ruột, ông bà, v.v.
Lý do nộp đơn	保育を必要とする理由	Chọn từ: 就労 (làm việc), 求職活動 (tìm việc), 妊娠・出産 (mang thai/sinh nở), 疾病 (ốm đau), 介護 (chăm sóc người thân), 就学 (sinh viên)
Thứ tự ưu tiên nhà trẻ	希望保育施設	Lên đến 5–10 nhà trẻ theo thứ tự ưu tiên. Thứ tự rất quan trọng.
Ngày muốn bắt đầu	入所希望日	Đối với nhập học tháng 4, viết ngày 1 tháng 4 của năm liên quan
Số giờ cần thiết	保育標準時間 / 短時間	標準時間 (11 giờ) hoặc 短時間 (8 giờ) — tùy thuộc vào giờ làm việc của mỗi phụ huynh
Thông tin thu nhập/thuế	所得情報	Đôi khi đã được thành phố điền sẵn. Được sử dụng để tính phí.
Chữ ký/con dấu	署名・押印	Ký tên của bạn (chữ Latinh hoặc chữ Nhật đều được ở hầu hết các thành phố)

Mẹo khi điền biểu mẫu

• Sử dụng furigana cho tên nước ngoài. Đơn đăng ký yêu cầu cả katakana (フリガナ) và cách viết gốc.
• Viết rõ ràng bằng bút mực, không dùng bút chì. Nếu bạn mắc lỗi, hãy gạch một đường ngang qua và đóng dấu/ký bên cạnh.
• Liệt kê 5–10 lựa chọn nhà trẻ. Càng nhiều lựa chọn = cơ hội được nhận càng cao. Đừng chỉ liệt kê 1–2 lựa chọn hàng đầu của bạn.
• Hãy trung thực về các thành viên trong gia đình. Thành phố sẽ đối chiếu với sổ đăng ký cư trú.

Bước 4: Lấy giấy chứng nhận việc làm (就労証明書)

就労証明書 (shuurou shoumeisho) là tài liệu hỗ trợ quan trọng nhất. Nó chứng minh bạn đang làm việc (hoặc có lý do đủ điều kiện) và được điền bởi chủ lao động của bạn, chứ không phải bạn.

Những điểm chính

• Yêu cầu từ mỗi phụ huynh đang làm việc (phụ huynh đơn thân chỉ cần một)
• Phải được cấp trong vòng 3 tháng kể từ ngày nộp đơn
• Kể từ tháng 5 năm 2023, Cơ quan Trẻ em và Gia đình (こども家庭庁) đã xuất bản một mẫu chuẩn quốc gia. Nhiều thành phố chấp nhận định dạng quốc gia này. Một số thành phố vẫn yêu cầu định dạng riêng của họ — hãy kiểm tra hướng dẫn của thành phố/quận của bạn.
• Giấy chứng nhận bao gồm: tên chủ lao động, địa chỉ, ngày bắt đầu làm việc, loại hình việc làm (toàn thời gian, bán thời gian, hợp đồng), số giờ làm việc hàng tuần, số ngày làm việc hàng tháng, khoảng lương hàng tháng

Cách yêu cầu từ chủ lao động

Hầu hết các chủ lao động Nhật Bản đều quen thuộc với mẫu này — các phòng nhân sự thường xuyên điền chúng vào mùa thu. Để yêu cầu:

Cho phép phòng nhân sự 1–2 tuần để hoàn thành. Nhận lại bản gốc bằng giấy có con dấu của công ty (社印).

Nếu bạn tự kinh doanh

Bạn tự điền giấy chứng nhận với thông tin doanh nghiệp của mình. Kèm theo bằng chứng thu nhập — thông thường là:

• 確定申告書 (tờ khai thuế năm ngoái) bản sao
• 開業届 (thông báo thành lập doanh nghiệp, nếu đã đăng ký)
• Sao kê ngân hàng gần đây cho thấy các khoản tiền gửi thu nhập

Bước 5: Thu thập tài liệu hỗ trợ

Ngoài đơn đăng ký và giấy chứng nhận việc làm, bạn sẽ cần:

Tài liệu	Tiếng Nhật	Nơi để lấy
Giấy chứng nhận cư trú	住民票 (jūminhyō)	Văn phòng thành phố/quận. ¥200–¥300. Lấy bản bao gồm tất cả mọi người trong hộ gia đình.
Giấy tờ chứng minh MyNumber	マイナンバー記載の住民票 HOẶC bản sao Thẻ My Number	Văn phòng thành phố hoặc thẻ của bạn
Sổ khám sức khỏe của trẻ	母子手帳 bản sao	Bạn đã có sẵn cái này
Giấy chứng nhận thuế	課税証明書 (kazei shoumeisho)	Văn phòng thành phố. ¥200–¥300. Cần thiết nếu bạn chuyển đến thành phố trong năm qua. Được sử dụng để tính phí.
Tài liệu hỗ trợ chỉ số điều chỉnh	調整指数の証明書類	Thay đổi tùy theo yêu cầu: giấy chứng nhận y tế cho bệnh tật, giấy tờ ly hôn cho phụ huynh đơn thân, v.v.

Bước 6: Nộp (tháng 10 – giữa tháng 11)

Hầu hết các thành phố yêu cầu nộp trực tiếp tại quầy chăm sóc trẻ em (保育課 / hoiku-ka), ít nhất là đối với những người nộp đơn lần đầu. Một số thành phố cho phép nộp qua đường bưu điện đối với các hồ sơ gia hạn.

Điều gì xảy ra tại quầy

1. Giao bộ hồ sơ của bạn
2. Thư ký xem xét từng tài liệu (5–15 phút)
3. Nếu có bất kỳ điều gì thiếu sót hoặc không rõ ràng, họ yêu cầu bạn sửa ngay tại chỗ
4. Bạn nhận được một 受付票 (phiếu xác nhận tiếp nhận) xác nhận việc nộp của bạn
5. Thư ký giải thích các bước tiếp theo và ngày thông báo kết quả

Mang theo:

• Tất cả các tài liệu gốc (một số sẽ được trả lại, một số sẽ được giữ lại)
• Hanko (印鑑) của bạn hoặc sẵn sàng ký
• Thẻ cư trú của bạn
• Một cây bút
• Tiền mặt cho bất kỳ khoản phí tài liệu nào bạn vẫn còn cần

Nếu bạn không nói được tiếng Nhật

Hầu hết các quầy đều không có nhân viên nói tiếng Anh. Các lựa chọn:

• Mang theo một người bạn nói tiếng Nhật
• Sử dụng ứng dụng dịch thuật (Google Translate, DeepL) trên điện thoại của bạn
• Đặt một người trợ giúp LO-PAL đi cùng bạn trong 1–2 giờ
• Một số thành phố lớn hơn (Yokohama, Kobe) có nhân viên hỗ trợ đa ngôn ngữ tại văn phòng thành phố chính — hãy hỏi trước

Bước 7: Chờ kết quả (tháng 12 – cuối tháng 1)

Quá trình lựa chọn (利用調整 / riyou chousei) mất khoảng 2 tháng. Thành phố:

1. Xác minh tất cả các tài liệu đã nộp
2. Tính toán tổng điểm chỉ số của từng người nộp đơn
3. Đối với mỗi nhà trẻ, xếp hạng người nộp đơn từ điểm cao nhất đến thấp nhất
4. Phân bổ chỗ bắt đầu từ những người đạt điểm cao nhất, tiếp tục cho đến khi mỗi nhà trẻ đầy chỗ

Kết quả thường được gửi qua đường bưu điện vào cuối tháng 1. Thông báo sẽ ghi "内定 (naitei)" — bạn đã nhận được một vị trí tại một trong các lựa chọn ưu tiên của mình — hoặc "不内定 (fu-naitei)" — bạn không nhận được bất kỳ vị trí nào.

Nếu bạn được nhận: các bước tiếp theo

1. Tham dự buổi định hướng (説明会) tại nhà trẻ được phân công của bạn vào tháng 2 hoặc đầu tháng 3
2. Nhận danh sách đồ dùng — bắt đầu mua sắm mọi thứ (nhãn tên, nệm futon, yếm, quần áo dự phòng)
3. Hoàn thành giấy tờ tiếp nhận — liên hệ khẩn cấp, biểu mẫu dị ứng, tiền sử bệnh án
4. Lên kế hoạch cho giai đoạn làm quen vào đầu tháng 4

Cuộc sống hàng ngày trông như thế nào: Hướng dẫn Cuộc sống Hàng ngày tại Hoikuen →

Nếu bạn không được nhận: đừng hoảng sợ

1. Đăng ký vòng hai (二次選考) — mở vào giữa tháng 2 cho các chỗ trống chưa được lấp đầy
2. Đăng ký vào các nhà trẻ không phép (認可外) trực tiếp
3. Gia hạn thời gian nghỉ thai sản/chăm sóc con bằng cách sử dụng thông báo từ chối làm bằng chứng
4. Thử đăng ký nhập học giữa năm cho các chỗ trống vào mùa hè hoặc mùa thu

Toàn bộ chiến lược dự phòng: Bạn phải làm gì nếu không được nhận →

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Sai lầm	Hậu quả
Chỉ liệt kê 1–2 nhà trẻ hàng đầu của bạn	Cơ hội có được vị trí thấp hơn. Hãy liệt kê 5–10.
Sử dụng giấy chứng nhận việc làm cũ (>3 tháng)	Đơn đăng ký bị từ chối. Hãy lấy một cái mới.
Quên các tài liệu chỉ số điều chỉnh	Điểm thấp hơn. Nộp tài liệu phụ huynh đơn thân, thông tin anh chị em, v.v.
Nộp vào tuần cuối cùng	Nếu tài liệu sai, không có thời gian để sửa. Hãy nộp vào đầu tháng 11.
Không thăm các nhà trẻ trước	Bạn không thể xếp hạng tự tin nếu bạn chưa từng thấy chúng.
Cho rằng làm việc bán thời gian = điểm tìm việc	Làm việc bán thời gian vẫn được tính là công việc đầy đủ, chỉ có điểm cơ bản thấp hơn. Đừng tự đánh giá thấp bản thân.

Các bài viết liên quan

• Hướng dẫn Nhà trẻ Nhật Bản: Tổng quan các cột mốc
• Giải mã Hệ thống Điểm
• So sánh 5 Loại Nhà trẻ
• Cuộc sống Hàng ngày Sau khi Được Nhận
• Các Lựa chọn khi Bị Từ chối & Chiến lược Dự phòng

Cần thêm trợ giúp? Hỏi trên LO-PAL

Bạn cần ai đó điền đơn đăng ký nhà trẻ cùng bạn? Dịch các tài liệu định hướng? Hay cùng bạn đến quầy văn phòng thành phố để nộp hồ sơ trực tiếp? LO-PAL sẽ kết nối bạn với một người trợ giúp địa phương đã có kinh nghiệm. Đăng yêu cầu của bạn và nhận được sự kết nối.